Tips Jitu dalam Melakukan Pengarsipan

Sebelum kita membahas tentang aplikasi pengarsipan, ada baiknya kamu perlu tahu tentang apa itu pengarsipan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengarsipan berasal dari kata arsip yang artinya proses, cara, perbuatan mengarsipkan. Pengarsipan juga bisa diartikan cara mengatur atau melakukan penyimpanan arsip secara sistematis dan logis dengan menggunakan nomor, huruf maupun gabungan antara huruf dan nomor sebagai identitas arsip terkait. Jika pada administrasi perkantoran, pengarsipan ini terkait dengan surat menyurat, bagaimana tim administrasi perlu melakukan pengarsipan surat yang masuk dan surat yang keluar dengan baik.

Coba bayangkan saja, bagaimana jadinya jika surat yang masuk itu puluhan bahkan ratusan dan administrasi kantor perlu mengingat urutan tersebut. Ini sungguh sangat menyulitkan. Jika kamu menemukan situasi seperti ini, jangan khawatir dan jangan bimbang. Kami telah menemukan solusinya. Dan solusi terbaiknya adalah dengan menggunakan Aplikasi Pengarsipan, ini tidak hanya sebuah solusi, namun juga tips jitu dan bahkan paling jitu dalam melakukan pengarsipan.

Apa itu Aplikasi Pengarsipan ?

Aplikasi Pengarsipan adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan pengarsipan dalam surat menyurat. Aplikasi ini digunakan agar mempermudah suatu instansi dalam mengolah dan mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.

Apa Saja Fitur yang Ditawarkan ?

1. Surat Masuk
   Surat masuk ini berupa surat yang berasal dari instansi lain. Saat surat tersebut masuk, maka akan dilakukan pencatatan surat masuk pada sistem dengan dilengkapi pencatatan detail identitas surat, dan upload surat.

2. Surat Keluar
   Surat keluar ini berupa surat yang dikirmkan kepada instansi lain. Pada Surat Keluar ini akan dilakukan pencatatan identitas surat keluar, pemberian nomor surat keluar secara otomatis, dan upload surat.

3. Penomoran Otomatis
   Pemberian nomor surat ini dapat dilakukan secara otomatis sesuai dari pengaturan penomoran yang sesuai oleh keinginan instansi terkait.

4. Disposisi
   Dengan adanya aplikasi ini, akan memudahkan pendistribusian surat masuk untuk didistribusikan kepada penerima surat dengan syarat penerima surat ini telah memiliki akun pada aplikasi ini. Penerima surat dapat langsung membaca isi surat yang telah diupload sebelumnya dan bisa lengusng memberikan tidakan selanjutnya.

5. Arsip Bebas
   Selain aplikasi ini digunakan untuk penyimpanan surat masuk dan keluar, aplikasi ini juga bisa digunakan untuk menyimpan dokumen maupun file lainnya sesuai dengan kebutuhan di instansi terkait.

6. Asistensi Monitoring
   Aplikasi ini akan sangat memudahkan Sekretaris untuk dapat memantau Surat Masuk maupun Disposisi pemimpin.

7. Ekspedisi
   Fitur keren lainnya, rincian alur pendistribusian surat secara kesluruhan, dapat dilihat dengan menggunakan fitur ini mulai dari surat yang dicatat, proses Disposisi serta lama respon yang diberikan terhadap disposisi surat.

8. Bank Surat
   Penggunaan aplikasi ini, dapat mempermudah melakukan penyimpanan seluruh surat dan dapat dilihat kapan pun serta bisa diakses kapan saja sesuai dengan kebuthan persuratan.

9. Laporan

Seluruh data surat yang masuk dan surat yang keluar dapat dijadikan laporan rekapitulasi surat dan dapat dengan mudah disajikan sesuai dengan rentang waktu yang diinginkan.

Dari kesuluruhan fitur, Anda tidak perlu bersusah payah membuat aplikasi ini. Anda Cukup mendatangi Garuda Cyber Indonesia yang beralamat Jl. Subrantas No.188 Panam, Pekanbaru, Riau. Anda juga bisa mengunjungi kantor cabang yang  terdapat diwilayah Padang, Jambi, Batam dan Medan. Konsultasikan kebutuhan Anda.

Apa Manfaatnya menggunakan Aplikasi Pengarsipan dari Garuda Cyber Indonesia?

• Aplikasi Berbasis Web sehingga mudah diakses disemua web browser tanpa harus menginstall dikomputer.
• Penginstallan Aplikasi Pengarsipan ini cukup dinstall di satu komputer server.
• Aplikasi Pengarsipan ini dapat diakses secara Online maupun Offline melalui LAN ataupun internet.
• Mempermudah pencarian surat
• Data yang tersimpan menjadi lebih rapi.
• Mengurangi penggunaan kertas.

Pastikan Anda tidak salah memilih tempat untuk konsultasi.

Penulis : Ahmad Lutfi