Pentingnya Pengelolaan dan Manajemen Data Alumni Kampus

Setiap institusi pendidikan termasuk perguruan tinggi tentu saja tidak terlepas dari yang namanya alumni, dimana keberadaan Alumni ini bisa dikatakan menjadi komponen yang cukup penting. Bagaimana tidak, begitu pentingnya keberadaan mereka menjadikan ia salah satu poin penting ketika penilaian akreditasi kampus.

Karena hal itulah, para alumni ini menjadi bagian penting bagi kampus dalam meningkatkan mutu perguruan tinggi. Melalui saran dan masukan yang diberikan para alumni ini akan menjadi poin dalam membenahi kualitas perguruan tinggi, sehingga kemajuan almamater kampus akan di dapatkan. Tidak sebatas itu saja, bahkan keberadaan alumni ini juga bisa memberi sumbangan kepada kampus berupa materi agar kegiatan mengenai keterampilan adik tingkat mereka bisa lebih maju dan berkembang.

Keberadaan alumni bagi sebuah perguruan tinggi memanglah memiliki banyak manfaat, selain poin di atas ia juga bisa menjadi perpanjangan tangan antara kampus dan perusahaan tempat ia bekerja. Alumni bisa membentuk jaringan kerja sesuai harapan kampus dalam menciptakan ruangan kondusif pada lingkungan kerjanya. Dengan begitu, adik tingkat mereka nantinya akan mudah untuk di terima di tempat kerja yang sama.

Apabila kampus dan alumni tidak mengingat komunikasi yang baik tentu saja peran mereka akan terhenti, sehingga cukup berdampak yang tidak baik pula bagi perguruan tinggi. Sebagaimana kita paparkan di atas bahwa para alumni ini sangat memiliki banyak sekali manfaat untuk perguruan tinggi, sehingga manajemen data alumni penting sekali untuk di kelola secara baik.

Mengingat begitu pentingnya data alumni ini, berikut beberapa alasan yang bisa menjadi pertimbangan bagi kampus agar memanajemen data alumni secara baik :

1. Mendukung Akreditasi Kampus

Akreditasi merupakan hal yang cukup penting keberadaannya bagi sebuah kampus, dimana kampus yang sudah terakreditasi tentu saja menjadi nilai tersendiri bagi masyarakat. Akreditasi ini penilaian yang diberikan oleh Badan Akreditasi yang berkaitan dengan kualitas serta kelayakan kampus tersebut beroperasional. Selain itu, akreditasi juga berfungsi sebagai penjamin mutu alumni perguruan tinggi tersebut. Maka, tidak heran jika kampus berusaha semaksimal mungkin untuk bisa terus meningkatkan akreditasinya. Semakin bagus akreditasi maka kampus akan semakin diakui dan juga akan banyak diminati oleh calon mahasiswa.

Dalam penilaian akreditasi ini terdapat beberapa komponen atau aspek penilaian, salah satunya adalah keberhasilan para alumni kampus mendapatkan pekerjaan sesuai bidang yang dijalaninya. Nah, untuk bisa menelusuri data ini maka kampus harus memiliki sistem yang tepat dalam manajemen hal ini. Dengan adanya sistem tracer yang tepat maka akan memudahkan alumni mempersiapkan semua data yang dibutuhkan ketika proses akreditasi.

2. Mengetahui Hasil Outcome Pendidikan

Manfaat dari manajemen dan pengelolaan yang baik terkait data alumni yaitu kampus bisa mengetahui hasil outcome pendidikan. Dimana hasil tersebut bisa diidentifikasi berdasarkan tujuan jangka pendek, menengah hingga panjang. Jika berdasarkan tujuan jangka pendek yaitu sesuatu yang berkaitan dengan aspek pembelajaran sehingga bisa dilihat pada sistem akademik. Sedangkan jangka menengah berkaitan dengan keaktifan dalam lingkup kampus seperti perilaku, atau aksis sosial di bidang pendidikan.

Namun, berbeda halnya jika berkaitan dengan jangka panjang dimana itu hanya bisa dimonitoring melalui sistem yang memang khusus memantau mereka. Sebab outcome jangka panjang ini berkaitan dengan seberapa besar manfaat lulusan dalam mendukung perubahan ekonomi, sosial, dan lingkungan. Hal ini juga akan berkaitan dengan seberapa besar lulusan mendapatkan pekerjaan sesuai jurusan selama menempuh pendidikan.

3. Memonitor Sebaran Lulusan

Setiap tahunnya para alumni kampus tentu saja akan bertambah, dan para lulusan tersebut akan tersebar di beberapa daerah yang berbeda dengan instansi yang berbeda pula. Nah, dengan adanya sistem alumni yang menampung data para alumni bisa menjadi umpan yang baik dalam menjaring mahasiswa baru. Para alumni bisa mengupdate data secara langsung melalui sistem dan membantu dalam strategi promosi kampus.

4. Bahan Evaluasi

Selain 3 manfaat di atas, pentingnya pengelolaan dan manajemen data alumni secara baik juga bermanfaat sebagai bahan evaluasi untuk perguruan tinggi. Dimana hasil dari data yang ada bisa dijadikan dasar atau bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait seberapa suksesnya kampus dalam mencetak lulusan sesuai bidang dan di terima di lingkungan kerja. Setiap alumni akan mengisi kondisi terbaru mereka, sehingga kampus akan menelaah data yang diberikan untuk menjadi pedoman agar bisa meningkatkan kualitas, mutu dan layanan kampus. Sehingga kampus akan terus berkembang dan maju.

5. Membangun Relationship

Manfaat yang tidak kalah pentingnya dengan adanya data alumni adalah bisa membangun hubungan atau relationship. Ketika kampus dan para alumni mereka memiliki ikatan yang kuat secara tidak langsung akan memberikan dampak baik bagi kedua pihak. Maka tidak heran, jika setiap kampus memiliki organisasi berkaitan alumninya.

Nah, itulah beberapa poin penting yang bisa menjadi pertimbangan bagi perguruan tinggi terkait pengelolaan dan manajemen data alumni secara baik. Dengan manajemen yang tepat, tentu setiap data akan tersimpan secara baik sehingga ketika dibutuhkan akan mudah untuk di akses dan dimanfaatkan.

Penggunaan Sistem atau Aplikasi Tracer Studi dari Garuda Cyber merupakan solusi tepat yang bisa diterapkan oleh setiap kampus dalam mendukung manajemen alumni mereka. Dimana aplikasi ini dapat di akses secara online dan mudah, sehingga alumni bisa memperbaharui data kapan saja dan dimana saja. Selain itu, aplikasi ini tentu saja merupakan cara jitu yang sudah banyak dibuktikan oleh beberapa kampus terkait manfaatnya. Manajemen yang baik maka akan meningkatkan kualitas layanan dan mutu kampus.

#GarudaCyber23April