Tingkatkan Kualitas Layanan Perusahaan dengan Smart Office - 0761-6704399 / 0811-767-4727

Berada di era digitalisasi dimana teknologi yang hadir menawarkan beragam kemudahan dalam membantu peningkatan kualitas kerja hingga layanan publik. Tingkat persaingan dalam dunia bisnispun semakin tinggi dengan hadirnya ragam bisnis dan jasa terbaru. Hal ini menuntut instansi ataupun perusahaan agar terus meningkatkan kualitas layanan, produktivitas dan kinerjanya. Beragam cara dan metodepun mereka lakukan agar semua itu terwujud untuk bisa tetap bertahan di tingginya tingkat persaingan yang ada.

Mudahnya dalam memperoleh informasi dan penyebaran informasi membuat semua orang terbiasa untuk serba instan, bahkan dalam mendapatkan sebuah pelayanan. Hal ini menjadikan instansi dalam bidang pelayanan publik harus sadar betul kondisinya, dimana kualitas pelayanan yang ia berikan akan menjadi sorotan utama.

Kualitas layanan yang diberikan merupakan cerminan bagaimana tata kelola dan metode kerja sebuah instansi termasuk kemudahan birokrasi di dalamnya. Maka dari itu berbagai hal harus dipertimbangkan dalam meningkatkan kualitas layanan, mulai dari komunikasi antar departemen yang harus berjalan baik. Jika komunikasi ini berjalan baik maka bisa menjadi kunci utama sebuah instansi dalam menjalankan program kerjanya.

Mengingat pentingnya peningkatan kualitas layanan ini terlebih lagi dalam sebuah instansi atau perusahaan tentu saja banyak sekali aktivitas kerja yang cukup kompleks. Semua itu haruslah disajikan secara cepat dan tepat, dan itu tidak akan maksimal jika hanya menghandalkan cara manual di dalamnya. Tidak hanya fokus pada layanan saja, namun manajemen pegawai juga merupakan hal yang harus dilakukan secara maksimal.

Manual proses tentu saja relatif lebih lama dalam pengerjaan sebuah pekerjaan disebabkan terbatasnya alat dan sumber daya yang ada. Dimana proses pencarian data dan pembuatan surat menyurat membutuhkan waktu lama di dalamnya. Selain itu juga membutuhkan biaya yang lebih banyak di dalamnya seperti penggunaan kertas dan banyak tenaga kerja dalam bidang yang sama untuk menyelesaikan satu jenis pekerjaan. Tidak hanya itu saja dengan sistem manual juga tidak menutup kemungkinan adanya redundancy data ganda karyawan dan juga pemicu munculnya miss komunikasi.

Baca Juga : Modus Kejahatan Dalam Teknologi Informasi

Beda halnya jika adanya teknologi yang tepat guna, maka komunikasi dan proses kerja relatif lebih cepat serta efektif dan efisien. Maka dari itu Smart Office dari Garuda Cyber hadir menjadi solusi tepat dalam permasalahan tersebut. Tentu saja beragam fitur yang ditawarkan dalam memudahkan pekerjaan serta meningkatkan kualitas pelayanan sebuah perusahaan atau instansi.

Fitur-fitur Smart Office

Sebagaimana sudah dijelaskan di atas bahwa beragam fitur tersedia dalam Smart Office ini untuk memudahkan pekerjaan sebuah perusahaan. Tentu saja sebuah aplikasi yang baik tidak terlepas dari yang namanya fitur mumpuni, semakin lengkap sebuah fitur yang ditawarkan maka akan semakin baguslah sistem tersebut. Adapun fitur yang tersedia pada aplikasi ini adalah :

Manajemen Surat Menyurat

Aplikasi ini memudahkan perusahaan dalam manajemen surat menyurat sebagaimana tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas layanan, baik untuk pihak internal maupun eksternal.

1. Manajemen Surat Masuk

Fitur utama yang tersedia pada aplikasi Smart Office ini adalah memudahkan dalam manajemen surat masuk. Dimana setiap surat yang masuk tentu saja penting keberadaannya sehingga harus dikelola secara tepat. Sehingganya dengan adanya fitur ini maka setiap surat yang masuk akan tersimpan secara baik, baik itu berdasarkan nomor surat, pengirim dan hal lain sebagainya.

2. Manajemen Surat Keluar

Tidak hanya memudahkan dalam manajemen surat masuk saja, namun aplikasi ini juga memudahkan dalam manajemen surat keluar. Setiap surat yang keluar tentu juga harus disimpan historynya secara baik agar ketika dibutuhkan bisa dilacak dan ditemukan dengan mudah.

3. Disposisi dan Tracking

Selanjutnya fitur yang tersedia pada aplikasi ini adalah disposisi dan tracking surat, dimana fitur ini memudahkan perusahaan melacak posisi surat dan perkembangan surat apakah sudah diterima dan menunggu balasan jika dibutuhkan. Dengan adanya fitur ini maka proses pengiriman dan penerimaan surat bisa ditracking secara jelas.

4. Notifikasi

Selain fitur di atas juga tersedia fitur notifikasi dimana fitur ini akan memberitahu atau mengingatkan bahwa ada pesan atau surat yang masuk.

5. Laporan

Laporan merupakan bagian yang penting dalam hal ini, maka dari itu fitur laporan tersedia untuk memudahkan dalam melihat laporan secara keseluruhan terkait transaksi surat menyurat yang ada.

Manajemen Pegawai

Selain memudahkan dalam manajemen surat menyurat, juga mendukung dalam manajemen pegawai secara mudah.

Baca Juga : Jual Aplikasi Beasiswa Online

1. Profil Pegawai

Fitur utama yang ditampilkan dalam proses manajemen pegawai dalam Smart Office ini adalah profil pegawai. Dimana di dalam ini terdapat informasi seputar pegawai secara detail mulai dari Nama lengkap, bagian / divisi, tempat/tanggal lahir, anggota keluarga dan data lainnya. Sebagai pegawai ia hanya mampu melihat informasi terkait dirinya sendiri, sedangkan pimpinan dan operator bisa melihat seluruh data pegawai yang ada.

2. Riwayat Pegawai

Selain menampilkan profil pegawai, fitur lainnya yaitu menampilkan riwayat pegawai tersebut. Riwayat ini hampir sama dengan data pribadi hanya saja ia menampilkan riwayat lengkap termasuk perjalanan karirinya dan nantinya akan terintegrasi dengan profil dan mutasi pegawai.

3. Mutasi Pegawai

fitur mutasi pegawai ini berfungsi untuk menampilkan secara detail tentang mutasi pekerjaan yang telah dilalui oleh seorang pegawai. Dimana memudahkan bagian HRD dalam manajemen proses mutasi.

4. Pengajuan Izin dan Cuti

Tidak hanya memudahkan seputar manajemen data pegawai saja, namun juga memudahkan dalam manajemen pengajuan izin dan cuti. Pegawai dapat langsung mengajukan izin atau cuti melalui sistem, dan bagian HRD nantinya akan mendapatkan notifikasi untuk mengapprove izin atau cuti yang diajukan tersebut.

5. Manajemen Absensi

Kehadiran merupakan hal yang penting dalam meningkatkan kualitas layanan dan mutu sebuah perusahaan. Pegawai yang hadir secara disiplin tentu bisa bekerja secara maksimal dan produktif, maka dari itu aplikasi ini terintegrasi dengan sistem absensi sehingga bagian HRD bisa memanajemen kehadiran para pegawainya secara baik.

6. Manajemen Job Desk

Fitur manajemen Job Desk ini berfungsi untuk memudahkan HRD dalam manajemen setiap job para pegawai yang ada. Dimana para pegawai diintruksikan untuk memasukan apa saja job desk mereka baik harian, mingguan maupun bulanan lengkap dengan progress atau hasil kerja yang telah dilaksanakan. Sehingga HRD tidak harus mendatangi satu per satu karyawan melihat perkembangan kinerja mereka.

7. Personal Chat dan Call

Dalam sebuah instansi atau perusahaan komunikasi yang baik menjadi salah satu kunci suksesnya sebuah bisnis, maka dari itu aplikasi ini juga menyediakan fitur yang memudahkan komunikasi antar pegawai baik melalui chatting maupun call.

8. Group Chat

Tidak hanya menyediakan fitur chatting dan call personal saja, aplikasi juga mendukung chat secara bersamaan alias group chat.

9. Laporan Lengkap

Sama halnya dengan manajemen surat menyurat, manajemen pegawai tentu saja juga harus menghasilkan laporan yang lengkap. Entah itu laporan tentang kehadiran, izin, cuti hingga perkembangan pekerjaan para karyawan yang ada. Dengan adanya laporan yang lengkap ini maka bisa dijadikan pedoman dalam pengambilan keputusan. Laporan yang lengkap dan disajikan secara cepat bisa mendukung kemajuan operasional sebuah perusahaan di masa akan datang.

Itulah beberapa fitur yang tersedia dalam Aplikasi Smart Office Garuda Cyber, tentu saja semua fitur yang ada akan menjadi solusi tepat dalam persoalan urusan perkantoran. Dengan adanya sistem digitalisasi mampu meningkatkan kualitas mutu dan layanan sebuah instansi maupun perusahaan. Selain itu juga menimbulkan kesan lebih profesional baik di mata pihak internal maupun eksternal.

#GarudaCyber23Maret