Document Management System DMS; adalah sistem yang digunakan untuk mengelola hampir seluruh alur yang ada, mulai dari alur pemrosesan, order penjualan, pembelian, manajemen persediaan, hingga akuntansi keuangan.

DMS mengelola dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen yang masih dalam bentuk draft, di-review, di-publish, hingga disimpan. Perusahaan perlu menyimpan dokumen secara efisien untuk meningkatkan produktivitas. Dengan menggunakan software DMS, perusahaan dapat mengelola dokumen menjadi lebih mudah.

Faktor Perusahaan Harus Menggunakan Software DMS

Berikut adalah beberapa permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan terkait dokumen:

• Sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen, terutama pencarian secara spesifik yang masih dilakukan secara manual. Misalnya, mencari dokumen yang dibuat dalam periode tertentu, deskripsi tertentu hingga proyek tertentu.
• Sulitnya mencari dokumen versi terbaru karena setiap karyawan memiliki format penamaan yang berbeda.
• Jumlah ruang penyimpanan dokumen tidak sebanding dengan tingginya pertumbuhan dokumen, sehingga kemungkinan dokumen lama akan rusak sangat besar.
• Resiko kehilangan dokumen sangat besar, terutama jika terjadi bencana alam yang mengakibatkan kehilangan dokumen sebagai salah satu aset penting bagi perusahaan.
• Keamanan untuk setiap dokumen tidak bisa diatur secara leluasa.

Baca Juga : Perubahan Pelayanan Kesehatan di Era Digital

Fitur-fitur DMS

Berikut ini komponen fitur yang disediakan oleh DMS:

• Metadata

Setiap dokumen biasanya memiliki metadata. Metadata misalnya nama dokumen, tgl, pemilik dokumen, dan identitas lainnya. Metadata inilah yang nantinya digunakan sebagai keyword untuk membantu user mencari kembali file yang sudah disimpan di sistem.

• Capture

Proses Capture terlibat di dalam proses dokumen imaging dari mesin scanner. OCR biasanya digunakan untuk mengubah file elektronik menjadi text. OMR (Optical Mark Recognition) kadang-kadang digunakan untuk mengekstrak text dari kolom kotak-kotak.

• Indexing

Index digunakan untuk melacak atau mencari file elektronik. Sebaiknya user menggunakan index yang sederhana supaya bisa mempermudah di saat pencarian file kembali.

• Storage

Tempat untuk menyimpan file elektronik. Storage sering dikaitkan dengan manajemen dokumen mengenai dimana dokumen disimpan, untuk berapa lama, pengarsipan hingga ke pemusnahan dokumen.

• Retrieval

Mengambil kembali file elektronik yang disimpan dari storage. Di dalam mencari dokumen, user dapat menggunakan satu atau beberapa metadata sekaligus. Retrieval file yang tidak memiliki index akan memakan waktu pencarian lebih lama.

• Distribusi

File yang akan diterbitkan untuk dishare, harus diperhatikan sisi security-nya, dimana file tersebut tidak boleh diubah oleh user lain.

• Security

Security dokumen sangat penting dalam aplikasi DMS. Dimana Administrator hanya memberikan hak akses kepada orang tertentu saja.

• Workflow

Workflow merupakan proses yang kompleks. Admin dapat membuat rule untuk menentukan alur dokumen tersebut di dalam suatu perusahaan. Contoh sederhana: ketika memasukkan faktur yang nilai nominalnya lebih rendah dari nilai nominal yang ditentukan, maka faktur akan diproses ke rute yang berbeda.

• Kolaborasi

Kolaborasi memungkinkan sebuah file diakses dan diproses oleh user yang berwenang.

• Versioning

Suatu proses dimana file diperiksa di dalam atau di luar sistem, yang memungkinkan user untuk mengambil versi sebelumnya dan melakukan update file. Versioning berguna untuk file yang memerlukan update secara berkala.

• Searching

Berfungsi untuk menemukan kembali file dan folder menggunakan fitur pencarian file. File dapat dicari dengan menggunakan berbagai atribut dan konten dokumen.

Baca Juga : Kelemahan Sistem Pembayaran Kuliah Secara Manual

Keuntungan Menggunakan DMS

Manfaat utama DMS dalam Lembaga akademik adalah dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan kriteria tertentu dengan cepat sehingga dapat membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Secara khusus manfaat DMS adalah sebagai berikut :

1. Meningkatkan produktivitas kegiatan akademik

DMS menjadikan pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan dapat diakses dengan mudah, cepat dan tepat,

2. Meningkatkan respon time dari proses akademik

Pencarian dokumen, update dokumen, sharing dokumen, penyusunan informasi organisasi secara terstruktur dan pengambilan keputusan oleh penentu kebijakan akademik akan menjadi lebih cepat dan akurat.

3. Mengurangi total biaya

Menguragi biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, karena dimensi penyimpanan file digital jauh lebih murah dibandingkan dengan file konvensional.

4. Menurunkan biaya tambahan.

Biaya-biaya untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto copy, dan lainnya dapat diminimalkan hingga 0%.

5. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen.

Kerusakan dokumen akibat gangguan alam dan kehilangan dapat di rancang Bangun Document Management System.... J Piksel 1(1) : 1-6 (2013) 3 minimalisir dengan menyimpan dalam bentuk file digital dan pembuatan backup serta keamanan data yang mumpuni.

6. Document sharing.

Memudahkan pemakaian dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam suatu perusahaan atau institusi pendidikan, bahkan pemakaian dokumen dapat dilakukan oleh beberapa user sekaligus.

7. Mekanisme keamanan dokumen yang handal

Kewenangan akses tiap user terhadap dokumen yang tersimpan akan menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan.

Salah satu hal terpenting mengenai manfaat dari aplikasi DMS adalah meminimalisir terjadinya kesalahan, dan saling menyalahkan antar divisi. DMS akan menyimpan data orang yang mengentri dan dapat mengetahui setiap proses serah terima yang sudah dilakukan antar divisi.

Dengan adanya Software DMS dari ERP Indonesia ini mencakup pengelolaan setiap penjualan, pembelian, manajemen persediaan, hingga akuntansi. Aplikasi ERPI DMS merupakan aplikasi yang sangat lengkap, dan sangat membantu perusahaan dalam memanajemen dokumen dan laporan.

Penulis : Purnama