Sebelumnya kita sudah membahas mengenai cara memilih software atau sistem ERP yang tepat. Dalam menentukan atau memilih software ERP yang tepat untuk mendukung jalannya bisnis anda tentu saja adalah hal yang serius dan mesti diperhatikan sekali. Pasalnya memilih sistem ERP ini akan menjadi investasi dan pengaruh yang cukup besar di dalam bisnis kamu, sehingga mempertimbangkan dengan matang perlu dilakukan sebelum menentukan pilihan.

ERP yang merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning merupakan perangkat lunak atau software modular dimana ia dirancang untuk mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis sebuah perusahaan menjadi satu sistem yang terpadu. Dimana semua aktivitas bisnis yang terjadi, datanya tersimpan di dalam satu databases yang bisa mengelola data secara baik.

Kita dapat rasakan bahwa kehadiran teknologi memberikan banyak kemudahan terutama bagi pelaku bisnis. Hampir semua bidang kerja bisa dimudahkan dengan adanya teknologi yang tepat. Sehingganya setiap pelaku bisnis berusaha memaksimalkan dalam manajemen dan operasional kerja mereka dengan memanfaatkan teknologi. Ragam aplikasi dan software banyak yang terlahir untuk menjadi solusi setiap permasalahan dalam kehidupan. Diantara ragam software tersebut, para perusahaan banyak memilih aplikasi ERP dalam mendukung aktivitas bisnis mereka.

Dimana ERP ini menyederhanakan, menstandarisasi serta mengintegrasikan proses bisnis dalam sebuah organisasi. Seperti proses pada pengadaan, penjualan, manajemen sumber daya manusia, pengelola keuangan, distribusi dan departemen lainnya terintegrasi dalam satu aplikasi.

Demi meningkatkan produktifitas serta alur kerja yang baik, maka penggunaan dari sistem ERP sangatlah vital demi memastikan bahwa proses internal yang ada pada perusahaan bisa berjalan sesuai standar operasional. Ketika aktivitas dan alur kerja ini berjalan secara baik dan para tenaga kerja produktif, tentu ini akan memberikan dampak positif untuk perusahaan. Hal tersebutlah menjadi alasan utama perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan teknologi dalam mendukung perusahaan menjadi lebih baik lagi.

Ketika perusahaan memutuskan menggunakan sistem ERP, tentu saja sistem ini sama dengan yang ada pada umumnya yaitu juga perlu dipelihara agar bisa bekerja secara optimal. Meskipun hal ini penting diperhatikan, tidak sedikit perusahaan yang gagal untuk menyadari hal ini. Karena kelalaian ini bisa menyebabkan sebuah kesalahan bahkan menyebabkan data yang mereka miliki bisa hilang.

Baca Juga : Jual Aplikasi Keuangan Perusahaan

Sistem apapun saat ini tentu saja terdapat berbagai ancaman di dalamnya, termasuk juga ERP. Ancaman tersebut bisa saja disebabkan dari faktor internal maupun eksternal perusahaan. Beberapa ancaman diantaranya dikarenakan kurangnya pengetahuan terkait penggunaan sistem, kelalaian karyawan, tingkat keamanan yang diterapkan kurang, adanya serangan hacker dan bisa juga berupa kompleksitas dari sistem itu sendiri.

Melihat begitu rentannya sebuah sistem dari ragam serangan, maka penting sekali untuk kita waspada dan semaksimal mungkin menghindari kemungkinan-kemungkinan yang akan merugikan bisnis anda. Peran mengoptimalkan fungsi dari sistem ERP ini sangatlah penting dalam menghindari hal tersebut. Berikut ini beberapa tips yang bisa membantu kamu untuk mengoptimalkan fungsi sistem ERP tersebut :

• Memastikan Sistem Selalu Up-Date

Hal pertama mesti kamu lakukan adalah memastikan bahwa aplikasi ERP ini diupdate secara teratur. Dengan melakukan update secara berkala ini bisa mencegah terjadinya bugs pada sistem, selain itu juga bisa mencegah terjadinya pencurian atau pembocoran informasi perusahaan ke luar. Tidak hanya itu saja, ketika sistem ERP ini selalu di up date juga membuatnya rentan terhadap ancaman dari luar baik itu berupa virus maupun serangan hacker.

• Mengatur penggunaan perangkat karyawan

Menghemat biaya dan anggaran memanglah cukup penting dilakukan oleh perusahaan agar bisa bertahan dan stabil. Namun, dengan membiarkan karyawan menggunakan perangkat sendiri untuk melakukan pekerjaan kantor dan mengakses sistem yang ada tentu saja ini cukup beresiko meskipun bisa menghemat biaya. Sekedar info dan cukup penting kamu ketahui bahwa pelestarian informasi yang bersifat penting dan sensitif itu tergantung dari integritas karyawan. Sehingganya, semaksimal mungkin usahakanlah membatasi penggunaan perangkat karyawan untuk melakukan pekerjaan. Meskipun memang harus menggunakan perangkat mereka masing-masing, perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas terkait penyimpanan dan penggunaan data.

Baca Juga : Jual Software Aplikasi Kepegawaian Perusahaan

• Mempertimbangkan untuk mempekerjakan orang yang ahli di dalamnya

Jika menginginkan keamanan yang baik tentu saja membutuhkan keahlian yang tinggi di dalamnya dan tentu saja ini membutuhkan biaya tambahan. Meskipun harus mengeluarkan biaya tambahan dengan mempekerjakan seseorang yang ahli dalam keamanan tidak ada salahnya, karena hasilnya akan sangat berguna sekali bagi perusahaan.

• Memisahkan tugas

Pada sebuah perusahaan tentu saja memiliki tugas yang beragam dan banyak, dan tugas tersebut tentu saja harus dibagi. Dengan pembagian tugas ini maka setiap karyawan bisa memantau dan mengendalikan sistem tersebut dengan baik dan efesien sesuai akses yang ia miliki. Cara ini juga memungkinkan para karyawan tersebut untuk melihat serta mengantisipasi ragam ancaman yang dimiliki aplikasi.

• Menjaga pengguna untuk tetap update

Perubahan keamanan terhadap aplikasi haruslah diberitahukan secara berkala kepada karyawan yang terlibat. Tidak hanya itu saja, mereka juga harus mengetahui terkait begitu pentingnya sebuah informasi perusahaan. Selain itu juga harus mengarahkan mereka dalam penggunaan, pemeliharaan dan penjagaan informasi yang ada pada perusahaan agar digunakan sebagai mestinya.

• Membackup dan menyimpan data secara berkala

Paling penting agar fungsi dari sistem ERP ini optimal adalah selalu melakukan backup dan menyimpan data secara berkala. Membackup secara rutin serta restore point sistem pada ERP adalah salah satu tindakan pencegahan akan adanya kemungkinan terburuk terjadi selain itu juga melindungi dari ragam ancaman keamanan.

Itulah beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk mengoptimalkan kegunaan dari software ERP. Ketika kamu sudah mendapatkan aplikasi sesuai kebutuhan, maka selanjutnya hal terpenting mengoptimalkan fungsinya agar maksimal dalam membantu pekerjaan.

Saat ini banyak sekali perusahaan yang membangun software ERP dengan ragam keunggulan dan fitur yang mereka tawarkan. Namun, tetap saja saran terbaik adalah mengcostum sistem sesuai kebutuhan kamu. Kamu bisa mempercayakan Garuda Cyber untuk menjadi solusi persoalan ini, karena mereka sudah berpengalaman dalam menyediakan kebutuhan aplikasi atau software untuk manajemen sebuah bisnis sehingga akan menjadi solusi tepat untuk perusahaan kamu.

#GarudaCyber23Juli