WhatsApp-Button
Jual Sistem Manajemen Arsip Kampus 

Jual Sistem Manajemen Arsip Kampus 

  2020-06-04 16:20:27     Ulti Desi Arni     Dibaca 97 kali

Sebuah institusi pendidikan terutama seperti kampus tentu tidak akan terlepas dari namanya administrasi. Sebagian besar administrasi tersebut tentu saja erat sekali kaitannya dengan surat menyurat. Bisa kita bayangkan berapa banyak tumpukan surat pada sebuah kampus karena banyak sekali aktivitas administrasi terjadi di dalamnya. Mulai dari penyimpanan dokumen surat masuk, surat keluar, surat tugas dosen, SK, transkrip mahasiswa dan hal lainnya semua itu tentulah harus diarsipkan secara baik.

Selain hal diatas, administrasi yang terjadi pada kampus juga berkaitan dengan pembukuan dan pengarsipan surat agar teratur. Proses yang terjadi di dalamnya itu merekam data-data yang dibutuhkan pada administrasi berdasarkan tanggal, nomor serta hal lainnya yang akan membedakan antara satu berkas dengan berkas lainnya kemudian dikemas ke dalam map, dan map tersebut barulah disimpan ke dalam lemari arsip.

Agar arsip atau proses pengarsipan tersebut teratur dan rapi tentu saja kegiatannya harus dilakukan sesuai prosedur. Diantara prosedur seperti penyimpanan surat masuk, surat keluar dan di dalam aktivitas tersebut juga meliputi proses memeriksa, pengindeksan, menyortir barulah meletakkan (Alamsyah, 2003).

Pengertian arsip itu sendiri dimana kata arsip tersebut berasal dari bahasa Belanda yakni archief dimana memiliki arti yaitu tepat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip. Bahan-bahan arsip tersebut seperti : Piagam, surat-surat, akte, dokumen, draft dan peta (Atmosudirjo: 1982). Sedangkan menurut The Georgia Acheves (2004) menjelaskan bahwa arsip asalnya bisa dari beragam bentuk baik itu kertas, semua dokumen, peta, surat, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), magnetic tape, mikrofilm, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.

Dalam pengarsipan yang kita bahas di atas bahwa ini merupakan bagian dari sistem administrasi. Pada sistem administrasi baik perkantoran maupun kampus tentu saja mempunyai model yang berbeda tergantung kebutuhan. Pengarsipan ini nantinya akan menghasilkan laporan seperti pembukuan, dimana pembukuan itu setiap akhir tahun akan berganti, kemudian di mulai kembali pembukuan baru di tahun baru.

Baca Juga : Alasan Cloud Computing Penting Bagi Kampus

Seandainya jika masa kerja seorang pegawai rata-rata pada sebuah perguruan tinggi selama 30 tahun, maka berapa banyak data yang harus direkam dalam satu pembukuan dan bagaimana merancang suatu tempat penyimpanan agar dapat terawat dengan baik.

Begitu banyaknya data atau administrasi yang harus direkam pada sebuah kampus, tentu akan semakin membutuhkan kemampuan administrasi dalam mengatur regulasi untuk menghindari kesalahan. Kesalahan tersebut bisa saja berupa kehilangan sebuah data, salah dalam memberikan nomor atau hal lainnya. Tidak hanya kendala itu saja, kampus harus menyediakan lebih banyak tempat dan ruang untuk mengarsipkan semuanya.

Tidak hanya membutuhkan banyak ruangan penyimpanan, pengarsipan secara manual juga akan menghabiskan banyak waktu dalam setiap prosesnya. Seperti ketika mencari data maka petugas harus melakukan pengecekan satu per satu pada lemari arsip untuk menemukan dokumen yang berkaitan. Sehingganya, ketika kita berada di era digital saat ini maka pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi merupakan solusi tepat bisa digunakan yaitu Sistem Manajemen Arsip Kampus.

Sistem Manajemen Arsip Kampus ini adalah software atau aplikasi maupun sistem yang terintegrasi dengan Papper Office. Dimana Sistem manajemen arsip ini hadir sebagai solusi pada sebuah perguruan tinggi dalam membantu pengolahan disposisi surat dan hal lainnya yang berkaitan dengan administrasi hingga pengarsipan surat secara online. Pada aplikasi ini terdapat ragam fitur untuk menunjang dalam pengolahan surat serta fitur pengarsipan secara digital.

Keunggulan utama ketika kampus memanfaatkan Sistem Manajemen Arsip ini yaitu bisa menyimpan secara baik dan memunculkan kembali dokumen tersebut dan tentu saja dalam bentuk softfile. Sistem ini dilengkapi database yang memenuhi kebutuhan administrasi atau surat menyurat pada kampus sehingga selain efektif ruang juga efektif dalam pengelolaan data.

Melihat perkembangan teknologi informasi dan komunikasi semakin hari kian meningkat, tentu saja kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen arsip adalah hal penting harus diterapkan setiap kampus. Berikut beberapa manfaat dari adanya sistem manajemen arsip ini :

  1. Efisien waktu

Sebagaimana kita tahu bahwa teknologi hadir memberikan kemudahan untuk penggunanya, termasuk mempersingkat waktu kerja. menggunakan sistem manajemen arsip tentu saja akan lebih efesien terkait waktu. Karena semua dapat dilakukan secara digitalisasi sehingga semua pengarsipan tersimpan baik dan ketika pencarianpun akan lebih mudah.

Baca Juga : Sistem Administrasi Pasien Rumah Sakit

  1. Manajemen Dokumentasi lebih baik.

Jika biasanya pengarsipan ini hanya memanfaatkan map dan lemari arsip, tentu saja ini sedikit rentan seperti adanya kehilangan data atau kerusakan. Dengan adanya digitalisasi tentu proses dokumentasi atau penyimpanan bisa termanajemen lebih baik. Semua terasipkan ke dalam sistem yang dapat di akses kapan saja dan dimana saja.

  1. Kenyamanan kerja lebih baik.

Karena sifatnya diakses secara online atau digitalisasi, tentu prosesnya akan menumbuhkan kenyamanan kerja yang lebih baik. Bagian administrasi tidak perlu merekap satu per satu lagi arsip dan menatanya pada sebuah rak-rak atau lemari arsip karena semua itu tersimpan dalam satu database yang terintegrasi.

  1. Manajemen lebih terkendali.

Paling penting keunggulannya adalah manajemen yang ada pada kampus terutama yang berkaitan administrasi dan arsip tentu akan jauh lebih terkendali. Karena sistem bersifat realtime, dan pekerjaan juga tidak akan menumpuk.

  1. Membaiknya citra kampus.

Di era digitalisasi ini peranan teknologi cukup penting termasuk meningkatkan citra kampus. Bagaimana tidak, ketika kampus memberikan pelayanan terbaik tentu akan menjadikan para mahasiswa atau penduduk kampus merasa nyaman untuk memproses administrasi. Sistem kerja yang tepat dan cepat ketika dibutuhkan akan mendatangkan nilai positif di mata masyarakat. Selain itu, kampus juga akan lebih diakui keprofesionalannya.

Itulah ragam manfaat yang akan di dapatkan oleh kampus ketika beralih dari cara konvesional menggunakan Go Digital dalam manajemen arsipnya. Tentu saja di kala tingginya angka persaingan agar kampus tetap eksis harus mampu menemukan peluang terbaik dan memanfaatkan ragam kesempatan yang memungkinkan. Teknologi yang hadir kini menjadi solusi tepat untuk setiap kampus, karena mau tidak mau sebagai institusi pendidikan yang bertujuan meningkatkan kualitas anak bangsa harus mampu mengikuti setiap perkembangan teknologi yang ada.

Bagi kampus yang membutuhkan sistem manajemen arsip ini, Garuda Cyber adalah perusahaan IT yang tepat untuk menjadi solusi anda semua. Saat ini sudah banyak kampus yang mempercayakan Garuda Cyber untuk memenuhi kebutuhan IT mereka termasuk dalam pengarsipan ini.

 

#GarudaCyber23Juni 


Sukai/Like Fan Page Facebook Garuda Cyber Indonesia
Subscribe Channel Youtube Garuda Cyber Indonesia
Follow Instagram Garuda Cyber Indonesia
Chat Wa

Signup for Newsletter

Langganan Newsletter dari Garuda Cyber untuk mendapatkan informasi terupdate dari Garuda Cyber Indonesia