Dalam dunia industri, bisnis, hingga institusi pendidikan tentu saja memiliki yang namanya aset termasuk juga perguruan tinggi. Pasalnya aset ini memiliki definisi yaitu kekayaan yang dimiliki oleh kampus atau perguruan tinggi baik itu berupa uang atau dalam bentuk benda yang terlihat nyata. Tentu saja keberadaan aset ini bisa dimanfaatkan menjadi sumber daya di masa akan datang.

Tidak hanya itu saja, aset ini sangat juga memiliki nilai ekonomi sebab dapat diperjual belikan nantinya. Jumlah aset yang dimiliki setiap institusi tentu saja berbeda sesuai kebutuhan dan aset ini ada yang bersifat tetap dan tidak tetap. Berdasarkan aset yang dimiliki oleh sebuah perguruan tinggi bisa mencerminkan kekayaan yang dimiliki kampus tersebut, dimana aset itu nantinya bisa dikonversikan ke dalam bentuk uang tunai dan hal lainnya.

Sehingga bisa kita simpulkan bahwa kehadiran aset ini bisa juga menjadi bentuk kekayaan perguruan tinggi. Dimana di dalam aset ini terdapat pengelompokan yang mesti diketahui siapa saja pemilik aset yang ada. Tidak hanya itu saja, juga harus diketahui bagaimana penggunaan aset tersebut juga penting agar ia bisa terjaga secara baik serta terkelola dengan maksimal.

Secara sederhana mengelola aset berarti memahami apa saja yang dimiliki oleh perguruan tinggi tersebut. Selain itu juga mengetahui nilai yang ada pada set, dan mengetahui kebutuhan yang bisa terus meningkatkan kualitas aset serta mengetahui faktor apa saja yang terlibat dalam mengelola aset terkait.

Perguruan tinggi merupakan institusi pendidikan yang cukup strategis sehingga harus mempunyai fokus yang jelas dan terintegrasi. Maksudnya, kampus harus mempunyai sistem atau database yang menyimpan pendataan aset sehingga bisa terkelola secara maksimal. Aset penting yang biasanya cukup menjadi perhatian yaitu ruangan serta fasilitas yang disediakan. Dengan adanya pengelolaan yang baik tentu saja akan mampu merangkum secara keseluruhan data ruangan hanya dalam satu sistem yang saling terintegrasi.

Ketika perguruan tinggi memiliki sistem informasi manajemen aset yang terintegrasi tentu saja ini adalah salah satu langkah yang dilakukan untuk tertib adiministrasi serta pendataan barang. Dimana kita tahu bahwa keberadaan sistem informasi aset ini digunakan untuk mengelola setiap inventaris aset yang ada pada kampus.

Menggunakan aplikasi terintegrasi ini tentu saja akan mendatangkan banyak sekali kemudahan untuk kampus, terlebih lagi ia bisa melakukan pengkodean serta menghasilkan laporan sesuai format standar Permendagri 17 Tahun 2007 (untuk barang dan aset negara). Selain pengkodean itu, pada sistem juga bisa menambahkan code lokasi sesuai kebutuhan kampus.

Baca Juga : Jual Software Aplikasi Pendaftaran Online Rumah Sakit

Melalui sistem pengelolaan aset yang tepat dan baik tentu saja akan memudahkan dalam melacak serta menyimpan setiap detail terkait perubahan dan kondisi aset.  Terkait hak akses, tentu saja ada data yang hanya bisa diakses oleh beberapa orang, terutama untuk informasi khusus dan rahasia. Ketika sistem ini berjalan secara maksimal, maka keamanan aset dapat dipantau dengan mudah.

Perguruan tinggi akan dapat merasakan langsung ragam kelebihan dari sistem ini, diantara keunggulannya adalah :

1. Pendataan dan Penerimaan Barang Terdata

Tersedianya fitur pengkodean untuk setiap barang yang ada tentu saja sistem akan mudah melakukan pendataan terkait penerimaan barang, pergantian dan hal lainnya. Semua tersebut dapat diproses secara tepa dan cepat, tidak hanya itu saja sistem akan membantu dalam mengurangi kesalahan ataupun duplikat data.

2. Penempatan Barang

Pada sistem tersedia fitur penempatan barang yang disesuaikan berdasarkan unit ataupun lokasinya. Selain mendata penempatan pada unit dan lokasi berbeda, juga tersedia penempatan sekaligus untuk lokasi dan unit yang sama.

3. Perencanaan Barang

Menggunakan sistem ini akan memudahkan dalam pendataan pengadaan barang yang terjadi dalam satu periode, sehingga berdasarkan laporan tersebut kampus bisa menjadikannya sebagai perencanaan dalam pengadaan barang unit di periode berikutnya.

Baca Juga : Jual Software Aplikasi HRD Perusahaan

4. Transaksi Barang

Pada sistem juga terdapat fitur untuk transaksi peminjaman dan pengembalian antar unit. Ketika ada unit yang meminjam akan bisa tercatat secara baik, begitu juga ketika pengembalian. Sehingga dengan terdata secara baik akan menghindari adanya barang ataupun data yang hilang.

5. Monitoring Barang

Monitoring barang adalah cara yang cukup ribet pengaplikasiannya, nah dengan adanya sistem ini akan memudahkan hal tersebut. Dimana tersedia fitur untuk melakukan usulan pemeliharaan oleh unit dan monitoring barang oleh admin pusat.

6. Penghapusan Barang

Selain dapat memudahkan dalam monitoring dan penambahan, disini juga tersedia fitur menghapus barang yang memang sudah tidak ada lagi namun harus sesuai dengan perintah pimpinan.

7. Laporan Aset Lengkap

Fitur dan kelebihan berikutnya dalam sistem ini adalah tersedianya laporan terkait aset secara lengkap. Baik itu berdasarkan jumlah, kondisi, dan transaksi dimana laporan tersebut bisa dilihat oleh executive stakeholder.

Melihat begitu banyak dan kelebihan dari Sistem Manajemen Aset ini tentu saja sudah selayaknya setiap kampus menggunakannya. Kemudahan dan keunggulan ini bisa di dapatkan dari Garuda Cyber, yaitu perusahaan profesional yang bergerak dalam bidang software development.

Sebagai kampus zaman now yang berada di era digital 4.0 untuk bisa tetap eksis dan bersaing di era digitalisasi ini, tentu menggunakan sistem informasi dan digitalisasi adalah solusi cerdas. Mau tidak mau kampus haruslah mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada agar bisa maju dan berkembang.

#GarudaCyber23Mei