Di zaman serba instan saat ini semua pekerjaan haruslah dituntut serba cepat dan tepat. Tidak hanya itu saja, pekerjaan tersebut juga dituntut harus menghasilkan data secara akurat agar bisa dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Kehadiran teknologi itulah yang telah membantu dan membawa perubahan, dimana semua pengolahan data serta informasi bisa dirangkum menggunakan sebuah aplikasi atau sistem. Data yang sudah diolah akan menjadi informasi dengan baik dan mudah didapatkan kembali karena adanya sistem informasi tersebut.

Sistem informasi ini adalah sebuah media penghubung segala komponen yang terdapat di sebuah organisasi, sehingga dengan sistem informasi ini akan memudahkan dalam mengelola setiap transaksi yang ada, salah satunya adalah surat menyurat.

Dalam sebuah instansi baik itu pemerintahan atau suatu tidak terlepas dari yang namanya surat menyurat. Kegiatan surat menyurat ini pada umumnya sebelum hadirnya teknologi kebanyakan dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama agar surat tersebut bisa diterima oleh tujuan.

Namun, kehadiran teknologi menawarkan inovasi terbaru yaitu menghadirkan Paperless Office, dimana proses surat menyurat ini baik pengiriman hingga penerimaan bisa dilakukan dengan cepat serta mampu menghemat penggunaan kertas.

Selain digitalisasi ini lebih efesien, ini juga bisa mejadi salah satu faktor pendukung untuk gerakan ramah lingkungan. Dimana kita tahu bahwa di tengah adanya isu perubahan iklim, banyak sekali muncul gerakan untuk ramah lingkungan dan salah satunya bisa dimulai dari penggunaan paperless office. Tentu saja menggunakan aplikasi ini, surat menyurat yang biasanya menggunakan kertas akan tidak ada lagi. Sehingga secara tidak langsung hal ini tidak hanya mengikuti gaya hidup saja melainkan juga turut membantu dalam menyelamatkan bumi salah satunya adalah mengurangi penggunaan kertas.

Baca Juga : Cara Mudah Menyusun Laporan Keuangan di Akhir Bulan / Tahun

Meskipun penggunaan kertas ini tidak bisa sepenuhnya dihapuskan, namun setidaknya dengan Paperless Office itu semua bisa terminimalisir. Penggunaan kertaspun hanya akan digunakan jika memang dalam situasi mendesak, namun sangat lebih efektif lagi jika semuanya secara elektronik.

Banyak sekali manfaat sebenarnya manfaat dari Paperless office ini selain menyelamatkan bumi dan menghemat kertas. Beberapa manfaat yang akan didapatkan diantaranya adalah :

1. Ramah Lingkungan

Ketika penggunaan kertas diminimalisir tentu saja itu akan membantu dalam menjaga alam kita, dimana kita semua tahu bahwa kertas ini berbahan dasar bubur kayu. Jika kertas bisa diminimalisir tentu saja tidak akan banyak pohon yang ditebang. Nah, bertahannya pohon ini tentu saja akan sangat bagus dalam pelestarian hutan kita sehingga menggunakan Paperless Office cukup membantu dalam ramah lingkungan.

2. Praktis dan Efesien

Tentu saja menggunakan Sistem Paperless Office jauh lebih praktik dan efesien, dimana anda tidak perlu lagi membawa dokumen secara fisik. Karena dokumen tersebut tersimpan di dalam media penyimpanan seperti database sehingga akan mudah di akses kapan saja dan dimana saja. Selain itu ketika sebuah dokumen memang dibutuhkan untuk dikirimkan kepada orang lain, bisa dilakukan dengan cepat seperti mengirimnya melalui email atau media sosial. Sehingga Paperless Office ini cukup praktis dan efesien jika diterapkan.

3. Hemat Waktu

Selain praktis dan efesien juga menghemat waktu ketika proses pencarian dokumen atau informasi yang anda butuhkan. Jika semua itu dilakukan secara konvensional tentu saja kita membutuhkan waktu dengan mencari satu per satu dokumen di dalam rak penyimpanan. Namun dengan digitalisasi semua itu bisa dengan mudah dilakukan.

Baca Juga : Jasa Website Sekolah Smart School

4. Hemat Biaya

Karena konsep dari Paperless Office ini adalah surat secara digital tentu saja penggunaan kertas bisa jauh diminimalisir sehingga itu akan sangat menghemat anggaran atau biaya. Biaya untuk pembelian kertas tersebut tentu saja bisa dialihkan untuk kebutuhan operasional lainnya.

5. Aman

Surat menyurat secara konvensional bisa dikatakan kurang keamanannya karena rentan akan kehilangan ataupun kerusakan. Berbeda halnya jika dokumen tersebut disimpan secara digital tentu saja jauh lebih aman, karena surat tersimpan di dalam database yang terkontrol keamanannya. Selain tersimpan secara digital dengan security yang aman, anda juga bisa memback-up dokumen tersebut sehingga kekhawatiran dokumen hilang atau rusak bisa diminimalisirkan.

Itulah beberapa manfaat yang akan dirasakan oleh instansi atau perusahaan anda ketika menggunakan Paperless Office. Semua manfaat dari Sistem Paperless Office tersebut bisa anda dapatkan dari Garuda Cyber yaitu sebuah perusahaan yang bergerak dalam Development Sistem sekaligus konsultan IT. Beralih menggunakan cara digital bisa dikatakan langkah tepat untuk memajukan kualitas mutu dan pelayanan dari instansi anda.

Semakin cepat sebuah informasi diberikan dan semakin mudah didapatkan tentu saja akan meningkatkan kualitas pelayanan. Dampak dari itu semua citra instansi atau perusahaan anda akan memiliki nilai plus di mata masyarakat. Selain itu Paperless Office juga salah satu teknologi digital yang membantu dalam penerapan IoT dan konsep smart city.

#GarudaCyber23Maret