Di zaman serba instan dimana teknologi terus saja mengalami perubahan dan berkembang semakin pesat menawarkan banyak sekali kemudahan dalam membantu pekerjaan. Kita bisa rasakan sendiri bahwa hampir semua bidang pekerjaan dimudahkan dengan kehadiran teknologi digital ini. Begitu juga penerapannya pada perguruan tinggi, dimana kemajuan teknologi memberikan perubahan untuk kebutuhan sistem informasi kampus.

Keberadaan sistem informasi kampus mengalami pergeseran dimana tidak hanya berguna dalam mengelola data mahasiswa saja. Bisa dikatakan berkembang begitu pesat melebihi kebutuhan awal, dimana sistem informasi tersebut juga menjadi sistem manajemen seluruh unsur atau aktivitas yang ada pada kampus seperti bagian keuangan, akademik, hingga ke sumber daya manusia.

Semakin besarnya peran teknologi untuk menunjang maju sebuah perguruan tinggi, tentu saja data merupakan hal sangat penting untuk kampus. Sehingga bagi pengelola sebuah perguruan tinggi tentu saja harus memperhatikan data ini. Kita tahu data yang terdapat pada kampus tidaklah sedikit dan banyak jenisnya. Banyak unit atau bidang juga membutuhkan data yang sama sehingga ketika penginputan data ini kemungkinan akan ada terjadinya duplikasi data dalam sistem informasi.

Dampak buruk dari duplikasi data ini tentu saja banyak, contohnya terkait pengisian KRS. Ketika seorang mahasiswa terdaftar dengan data ganda di dalam sistem, namun sistem tidak bisa mendeteksi datanya meskipun mahasiswa tersebut belum melakukan pembayaran uang semester ia akan tetap bisa mengisi KRS.

Baca Juga : Tingkatkan Pelayanan Rumah Sakit Anda dengan Smart Medical

Permasalahan lainnya, membutuhkan waktu, tenaga dan finansial lebih banyak karena pengolahan data ganda ini tentu berkali-kali lebih banyak dari yang seharusnya. Munculnya teknologi digitalisasi yang terus mengembangkan algoritma terbaru dan membantu banyak bidang kerja salah satunya mengatasi permasalahan di atas. Solusi yang bida digunakan oleh perguruan tinggi adalah menggunakan sistem informasi yang saling terintegrasi, dimana setiap sistem yang ada data saling terintegrasi.

Secara sederhana sistem informasi terintegrasi ini adalah dimana semua sistem yang ada di kampus menggunakan database yang sama dan bisa diakses dalam waktu bersamaan pula. Dengan adanya sistem integrasi ini tentu saja akan jauh dari kata redudancy data atau duplikasi data. Dalam membangun sistem informasi tentu saja membutuhkan strategi yang tepat dalam pengelolaannya. Berikut strategi mengelola sistem informasi kampus yang terintegrasi :

1. Menentukan aturan operasional pada integrasi dari awal

Sebelum sistem informasi diterapkan atau tahapan awal akan menerapkan sistem informasi, penting sekali kampus merancang aturan-aturan terkait operasional. Disini membutuhkan penekanan di awal bahwa sistem akan digunakan merupakan sistem yang saling terintegrasi agar setiap user bisa memahami keberadaannya.

Dalam artian lainnya, jika menggunakan sistem terintegrasi tentu saja data dari beberapa sistem berbeda akan tergabung menjadi satu untuk digunakan secara bersama. Sehingga membutuhkan aturan operasional yang tepat dan baik agar data tersebut tidak disalah gunakan nantinya.

2. Menentukan SOP prosedur Operasi

Setelah aturan terkait integrasi sistem informasi sudah ditentukan, maka aturan tersebut dibuat dalam bentuk aturan seperti poin-poin untuk digunakan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) penggunaanya agar mudah dipahami oleh para user.

3. Membuat perencanaan operasional

Selain menerapkan SOP dalam penggunaanya sistem ini, pihak kampus juga harus membuat planning atau rencana terkait operasional sistem tersebut. Hal tersebut bertujuan agar sistem informasi kampus anda tetap terjadwal dan terhindar dari adanya duplikasi data. Dengan begitu tentu saja data yang diperoleh dari sistem informasi terintegrasi adalah data yang berkualitas.

Baca Juga : Kelebihan Cloud Computing Dibandingkan Server Konvensional

4. Membuat metode evaluasi dalam deduplikasi data

Ketika sistem informasi ini sudah diterapkan maka, tahap penting harus dilakukan alah evaluasi. Tujuan dari evaluasi ini untuk mengukur sejauh mana aturan atau standar yang sudah digunakan bisa mengurangi bahkan menekan adanya duplikasi data pada sistem informasi perguruan tinggi.

Melalui evaluasi ini tentu saja pihak pengelola sistem informasi bisa mengetahui bagian mana dari sistem yang harus ditingkatkan, mana yang harus dirubah atau bagian mana yang mesti dipertahankan. Sehingga penerapan sistem terintegrasi ini benar-benar akan menjadi solusi untuk kampus menghindari duplikasi data.

Beberapa poin di atas merupakan strategi yang bisa anda terapkan ketika hendak mengelola sistem informasi yang saling terintegrasi dengan tujuan menghindari adanya data ganda. Selain terhindar dari data ganda, dengan sistem kampus yang sudah terintegrasi tentu saja data yang tersimpan di server lebih akurat dan kredibel.

Solusi terbaik lainnya untuk kampus yang ingin menghemat budget dalam pengadaan sistem informasi terintegrasi ini yaitu menggunakan server berbasis cloud. Server cloud biasanya cenderung lebih murah dibandingkan server fisik. Sebagai pertimbangan anda bisa bermitra dengan Garuda Cyber dalam menyediakan sistem Informasi kampus terintegrasi anda.

Menggunakan Smart Campus dari Garuda Cyber keuntungannya utamanya anda tidak perlu pusing terkait penyediaan dan maintenance server. Karena tim Garuda Cyber akan memonitoring semuanya, selain itu sistem terintegrasi dengan Feeder Dikti.

#GarudaCyber23Maret