Dalam dunia pelayanan kesehatan seperti Puskesmas, Klinik hingga rumah sakit tentu saja memiliki rekam medis terkait pasien yang berobat. Rekam medis ini nantinya akan menjadi acuan untuk tindakan selanjutnya.

Rekam medis merupakan berkas atau dokumen yang isinya catatan mengenai identitas pasien, riwayat pengobatan, pemeriksaan, tindakan dan pelayanan lainnya yang sudah diberikan kepada pasien. Termasuk juga di dalamnya terkait diagnosa penyakit dan obat apa yang diberikan.

Keberadaan Rekam medis ini bisa dikatakan penting, karena bisa saja pasien tersebut tidak ditangani oleh dokter saja yakninya beberapa dokter dalam waktu berbeda. Dengan adanya rekaman medis sebelumnya tujuannya agar ketika membuat diagnosa dokter terhindar dari kesalahan dengan berpedoman pada diagnosa sebelumnya.

Selain itu rekaman riwayat berobat ini terkadang juga bisa dimanfaatkan oleh dokter dalam penelitian untuk mencari kemungkinan dampak lainnya serta solusinya. Rekam medis ini sebenarnya memiliki banyak sekali fungsi, beberapa fungsinya adalah :

1. Digunakan sebagai dasar pemeliharaan sekaligus pengobatan pasien
2. Bisa digunakan sebagai bahan bukti ketika ada perkara hukum
3. Bahan yang digunakan untuk menyiapkan statistik kesehatan atau pertimbangan ketika menjalani pengobatan jenis lainnya
4. Berfungsi sebagai bahan penelitian dan pendidikan
5. Sebagai dasar atau acuan ketika hendak pembayaran terkait pelayanan kesehatan yang sudah di lalui.

Mengingat pentingnya fungsi dari Rekam medis ini tentu saja harus menjadi perhatian dan fokus utama oleh rumah sakit. Pasalnya Rumah sakit ini memiliki cakupan lebih luas, setiap pasien yang datangpun lebih banyak dan bergantian tentu saja akan kewalahan dalam mengelola data medical record ini. Sementara itu Rumah Sakit memiliki banyak poli, bisa saja satu pasien berobat ke beberapa poli sekaligus dan itu memiliki lebih banyak diagnosa yang terse=impan dalam satu rekam medis. Nah, ketika dokter berbeda hendak memeriksa ia harus meminta suster dulu memberikan laporan medical record sebelumnya. Tentu saja alur seperti cukup panjang dan membutuhkan waktu lama.

Baca Juga : Aplikasi SPP Online Sekolah Smart School

Apabila rumah sakit masih menggunakan cara manual alias menghandalkan kertas untuk mencatat rekam medis pasien yang datang, tentu saja itu kurang efektif serta rentan akan kerusakan. Selain itu, membutuhkan ruangan penyimpanan yang besar untuk menyimpan berkas-berkas tersebut sehingga ketika proses pencarianpun membutuhkan waktu lebih lama mengecek satu per satu pada rak meskipun sudah dilabeli.

Berikut gambaran rekam medis secara Manual :

1. Ekspedisi Rekam Medis
2. Sistem ini terintegrasi dengan pendaftaran, dimana pasien dibagi dua yaitu baru dan lama. Jika pasien lama, maka bagian rekam medis mengambil file rekam medis berdasarkan pemberitahuan yang diinformasikan oleh pendaftaran.
3. Petugas rekam medis akan mencatat buku ekspedisi, file rekam medis tersebut akan diserahkan ke layanan mana dan akan diterima oleh siapa
4. Petugas mengantarkan file rekam medis tersebut ke layanan yang dituju.
5. Setelah akhir pelayanan, petugas rekam medis akan keliling untuk menjemput file-file rekam medis yang sudah selesai.
6. Petugas rekam medis mencatat kembali ke buku ekspedisi bahwa file telah dikembalikan dengan keadaan berisi keterangan lengkap, hilang dsb.
7. File rekam medis akan disusun kembali menurut aturan rekam medis
8. File tersebut dikembalikan ke filing cabinet.
9. Diagnosa ICD 10
10. Setelah mendapatkan file rekam medis, maka petugas rekam medis menyalin / mengisi diagnosa pasien, yang mana sebagai diagnosa primer dan sekunder.
11. Petugas mencatat diagnose berdasarkan jenis kasus baru/lama, pasien laki-laki/perempuan, dan berdasarkan usia
12. Penggabungan Rekam Medis Jika terdapat data pasien ganda, maka petugas harus menonaktifkan salah satu rekam medis dan menggabungkan rekam medis tersebut
13. Laporan Internal
14. Petugas Rekam medis dituntut untuk memberikan laporan rekapitulasi / sensus harian/ mingguan / bulanan / tahunan untuk pasien rawat inap, IGD            dan rawat jalan
15. Petugas dituntut untuk membuat laporan BOR (Bed Occupacy rate) / persentasi penggunaan tempat tidur.
16. Laporan External Petugas rekam medis membuat laporan ke dinas kesehatan dalam periode bulanan, per tiga bulan, per enam bulan dan tahunan. Format menyesuaikan data dari dinkes setempat.
17. Review Rekam Medis Petugas rekam medis akan melakukan analisa terhadap sample file rekam medis, memastikan apakah data rekam medis tersebut dalam keadaan baik, dapat dibaca dan keakuratan informasi yang didapatkan. Hasil review ini akan dibahas ke komite medik untuk perbaikan pencatatan rekam medis.

Kita bisa bayangkan berdasarkan alur di atas bagaimana rumitnya dalam proses atau alur rekam medis ini jika dilakukan secara manual. Mengingat perkembangan teknologi saat ini sudah begitu pesat dan sistem digitalisasi tersebut telah memberikan banyak sekali kemudahan dalam ragam aspek bidang pekerjaan, salah satunya untuk Rumah Sakit. Memanajemen Rumah Sakit tentu saja bukanlah hal mudah, karena banyak sekali unit dan aktivitas di dalamnya sehingga teknologi hadir bisa menjadi solusi tepat untuk hal tersebut, salah satunya adalah memanajemen Medical Record.

Baca Juga : Aplikasi Penggajian Sekolah Smart School

Menggunakan Aplikasi Medical Record ini tentu saja akan memudahkan banyak pihak, mulai dari pendaftaran, dokter hingga ke bagian farmasi. Dimana ketika ada pasien berkunjung ke dokter A, si dokter bisa mengakses langsung ke dalam aplikasi dan bisa memberikan diagnosa langsung ke dalam aplikasi sekaligus tindakan apa yang akan dilakukan termasuk pengobatan. Setelah itu bagian farmasi juga dengan mudah meracik obat langsung sesuai permintaan dokter dan terakhir proses pembayaran.

Paling penting ketika rumah sakit sudah menerapkan teknologi dalam setiap alur prosesnya tentu saja bisa meningkatkan pelayanan. Terlebih lagi terkait laporan bisa dengan mudah di dapatkan, tidak butuh penyusunan ulang rekam medis. Berikut beberapa manfaat menerapkan Aplikasi Rekam Medis dalam SIM Rumah Sakit ini :

1. Efektif dan Efesien

Tentu saja memanfaatkan teknologi jauh akan lebih mudah dan efektif untuk setiap pekerjaan. Dimana alur yang terjadi cukup melalui sistem, dokter tinggal mengakses aplikasi sesuai hak aksesnya ketika hendak memeriksa pasien.

2. Meminimalisir Redudancy

Data ganda atau rekaman medis ganda tentu saja akan terminimalisir menggunakan aplikasi ini. Pasien di awal akan tercatat dengan ID berbeda sehingga tidak adanya data sama atau satu pasien memiliki banyak medical record

3. Hemat Waktu dan Mudah

Tentu saja ini lebih menghemat waktu, karena proses pencarian mudah cukup memasukan identitas maka akan muncul riwayat berobat pasien dan juga lebih mudah.

4. Laporan Lengkap

Laporan adalah paling penting dalam hal apapun untuk mengambil keputusan, nah aplikasi ini menyediakan laporan lengkap secara cepat dan tepat. Selain itu, laporan pada aplikasi juga bisa menampilkan dalam bentuk grafik.

Untuk mendapatkan semua kemudahan terkait Medical Record ini, rumah sakit anda bisa mempercayakannya kepada Garuda Cyber Indonesia. Dimana sistem ini sudah tergabung dalam produk unggulan Garuda Cyber yaitu Smart Medical. Di dalam Smart Medical ini terdapat beberapa sistem atau aplikasi untuk kebutuhan rumah sakit yang saling terintegrasi sehingga sangat membantu untuk pihak rumah sakit.

Sebagai industri pelayanan yang bergerak dalam bidang kesehatan, tentu saja pelayanan baik, cepat dan tepat adalah faktor utama yang harus diberikan. Salah satu meningkatkan pelayanan ini yaitu beralih menggunakan teknologi digital di dalamnya menggunakan Aplikasi Rekam Medis (Medical Record).

#GarudaCyber23Februari