Kebutuhan akan surat menyurat dalam sebuah lembaga ataupun instansi baik pemerintahan atau swasta kita ketahui sangat banyak sekali dan bisa dikatakan tidak bisa terlepas dari surat maupun pengarsipan. Termasuk di dalamnya dalam instansi pendidikan yaitu sekolah. Pada sekolah banyak sekali jenis surat dan setiap seurat tersebut tentu saja harus di arsipkan, dan efeknya membutuhkan banyak ruang untuk penyimpanan dan butuh waktu lama untuk proses pengiriman atau penerimaan balasan.

Pada zaman sekarang yang serba digital, waktu bisa dikatakan hal yang begitu berharga. Jika dulu kita sering mendengar biar lambat asalkan selamat, sepertinya saat ini itu semua tidak bisa diterapkan lagi. Pasalnya kemajuan teknologi menuntut kita terpenting cepat, tepat, akurat serta selamat. Sehingga, dalam mewujudkannya kehadiran teknologi informasi sudah merangkum itu semua dengan segala kemudahannya yang sering kita sebut dengan aplikasi atau sistem informasi.

Sistem informasi ini adalah salah satu wadah yang menghubungkan setiap komponen yang ada pada sekolah, sehingga semua transaksi atau aktivitas yang ada pada sekolah bisa dikerjakan dengan mudah. Dalam ini juga termasuk surat menyurat dan pengarsipan.

Biasanya proses surat menyurat pada sebuah sekolah masih menggunakan cara manual, dan tentu saja agar surat sampai ke tujuan membutuhkan waktu lama. Selain itu, arsip setiap surat masuk dan keluar juga harus ada dan disimpan dalam lemari arsip jika tumpukan surat banyak maka juga akan membutuhkan ruang penyimpan banyak pula.

Saat ini dengan hadirnya Aplikasi Paper Office dan Archieve bisa menjadi terobosan baru sekigus inovasi berbeda untuk proses surat menyurat ini, baik itu pengiriman, penerimaan atau pengarsipan. Sehingga menggunakan sistem ini diharapkan mampu menghemat waktu serta peggunaan kertas. Dalam proses kerja aplikasi ini tentu saja menggunakan media digital dan memanfaatkan teknologi informasi sehingga menghasilkan pekerjaan lebih cepat dan akurat.

Baca Juga : Ini Alasannya Kenapa Pemerintahan Kota Harus Menerapkan Smart City

Begitu banyaknya kebutuhan surat menyurat pada sekolah, bisa dikatakan cara digital dan berbasis online ini adalah hal penting harus dimiliki oleh Sekolah. Berikut beberapa manfaat yang akan langsung dirasakan oleh sekolah menggunakan aplikasi ini untuk proses persuratan mereka :

1. Efisien waktu

Proses pengiriman dan penerimaan surat bisa lebih cepat, sehingga dari segi waktu lebih efesien dibandingkan cara profesional.

2. Manajemen Dokumentasi lebih baik.

Dokumentasi atau rekaman surat lebih rapi dan baik karena tersimpan dalam satu database sehingga jika dibutuhkan akan lebih mudah di dapatkan dan tidak banyak memakan ruang penyimpanan.

3. Kenyamanan kerja lebih baik.

Tentu saja pekerjaan bisa berjalan lebih nyaman dan baik, karena waktu yang biasanya lama untuk surat tugas bisa lebih cepat sehingga proses eksekusi terkait hal itu juga lebih mudah.

4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.

Ketika sebuah sekolah sudah menerapkan sistem digital dalam proses kerjanya, tentu saja akan memudahkan dalam pengambuilan keputusan. Hal tersebut bisa dilakukan dengan mudah dan cepat tanpa harus menunggu waktu lama.

5. Manajemen lebih terkendali.

Ketika persuratan terarah dan teratur tentu saja manajemen di dalam sekolah juga bisa lebih terkedali.

6. Membaiknya citra sekolah

Tanpa disengaja, dengan menerapkna smart school atau sistem di dalam setiap proses tentu saja akan memudahkan dalam penyebaran informasi sehingga citra sekolah akan baik di mata masyarakat karena memberikan pelayanan cepat.

Baca Juga : Jual Sistem Manajemen Asset (Sarpras) Kampus di Jambi

Dalam membantu memanajemen administrasi pada sekolah, Garuda Cyber Indonesia menawarkan kemudahan-kemudahan untuk membantu para mitra dalam meningkatkan pelayanan terlebih dalam perkantiran dan administrasinya menggunakan aplikasi terintegrasi yaitu Papper Office dan Archive dalam Smart School.

Sistem ini berfungsi untuk membantu pekerjaan administrasi dan surat-menyurat oeh TU. Dengan adanya sistem ini, surat-menyurat dan semua administrasi akan bisa berjalan lebih cepat dan tepat. Aplikasi ini digunakan untuk membantu Tata Usaha dalam pembuatan surat-menyurat Kampus dan Arsip otomatis. Dengan adanya sistem ini pekerjaan semakin mudah, cepat dan efisien. Dimana arsip surat menyurat tertata rapi sesuai dengan kategori dan tipe surat. Selain itu sistem mendukung memanajemen data surat yang masuk ke kampus, mengarsipkan surat sesuai dengan kategori dan tipe surat. Fitur lainnya mampu memanajemen data surat keluar dengan adanya template surat otomatis berdasarkan tipe dan kategori serta penomoran surat yang jelas.

Begitu banyaknya keunggulan dan fitur yang disediakan Garuda Cyber dalam produk unggulannya ini, tidak heran jika sudah banyak instansi mempercayakan GCI sebagai penyedia sistem surat menyurat mereka. Tim yang bergabung di dalam GCI adalah orang-orang profesional yang siap memberikan solusi untuk kebutuhan IT anda.

Bagi anda yang berminat untuk menggunakan Produk dari Garuda Cyber bisa mengunjungi langsung ke Garuda Cyber Indonesia Jl. Soebrantas Panam no. 188, Sidomulyo Baru, Tampan, Kota Pekanbaru, Riau 28293

Buka setiap senin - jumat pukul 08.00 – 17.00 WIB

Untuk pemesanan hubungi :

Email : garudacyberindo@gmail.com

WhatsApp Only : 0811-7674-727

Ceo : 085263574074 (Bantuan, S.T) atau 085210832769 (Edi Purwanto,S.Kom)

Telepon : (0761)6704399 atau kunjungi website-nya diwww.garudacyber.co.id

Semoga bermanfaat, terimakasih!!

#GarudaCyber23Januari