Pada instansi pemerintahan tentu saja tidak akan pernah sepi dari aktivitas yang namanya surat menyurat. Pasalnya surat ini adalah salah satu media komunikasi yang digunakan dalam pihak internal maupun eksternal pemerintahan. Banyaknya aktivitas surat menyurat ini tentu saja mengakibatkan banyaknya tumpukan kertas di meja staf pemerintahan.

Surat yang ada tersebut memiliki tujuan yaitu untuk menyampaikan informasi atau pesan hingga terkait administratif, sehingganya surat tersebut haruslah jelas dan bersifat informatif agar tujuan bisa memahami maksud isi surat tersebut. Setiap surat tersebut tentu saja harus didokumentasikan alias diarsipkan pasalnya itu berfungsi sebagai bahan bukti, sehingga instansi pemerintah harus benar-benar menjaganya.

Pada instansi pemerintahan saat ini masih banyak yang menggunakan cara konvensional untuk proses surat menyurat ini. Padahal kemajuan teknologi semakin canggih saat ini harusnya mampu mengatasi permasalahan tersebut untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik sebagaimana saat ini sangat gencar oleh para instansi pemerintahan.

Namun tetap saja surat manual seakan tidak terlepas, padahal menggunakan surat manual pada pemerintahan tentu saja akan banyak masalah yang lebih kompleks terjadi. Tidak hanya membutuhkan banyak ruangan untuk pengarsipan, juga proses pengarsipannya juga terbilang sangat ribet dan berbelit-belit.

Baca Juga : Jual Aplikasi Manajemen Beasiswa Kampus di Medan

Secara garis besar berikut adalah masalah persuratan yang mungkin terjadi pada instansi pemerintahan jika masih menggunakan cara manual dalam prosesnya :

1. Membutuhkan banyak ruangan untuk pengarsipan

Seperti kita ketahui bahwa pada pemerintahan tentu saja banyak sekali tumpukan surat, nah tentu saja tumpukan surat itu tidak dibiarkan begitu saja di atas meja. Hal tersebut akan membuat kesan berantakan dan sangat tidak bagus untuk dilihat, agar surat tersebut tersusun rapi pengarsipannya tentu saja membutuhkan ruangan untuk menyimpannya. Nah, setiap harusnya tentu saja jumlahnya akan terus bertambah sehingga membutuhkan banyak ruangan untuk penyimpanan. Tentu saja hal ini bisa terselesaikan jika pemerintah menggunakan surat elektronik, surat tersebut akan tersimpan rapi secara digital.

2. Pengarsipan lebih rumit

Pengarsipan adalah permasalahan paling utama dalam persuratan ini, pasalnya setiap harinya tentu saja sangat banyak sekali macam dan tujuan surat. Sehingga surat-surat tersebut harus dikelompokan dan diarsipkan sesuai kelompoknya. Selain itu juga harus dikelompokan sesuai surat masuk atau keluar. Dibutuhkan kecakapan kerja dalam hal ini kalau tidak akan menimbulkan kesalahan fatal, dan menyulitkan dalam proses pencarian ketika suatu saat dibutuhkan kembali.

3. Tidak saling terintegrasi

Sebagaimana kita ketahui bahwa surat pada pemerintahan memiliki tembusan serta hal lainnya, sehingga jika surat berbentuk fisik dibutuhkan banyak kopian sesuai jumlah tembusan. Hal ini terjadi karena tidak adanya data saling terintegrasi sehingga pemborosan dalam operasional dan sumber daya lainnya. Berbeda halnya jika pemerintah menggunakan surat digital tentu saja bisa terintegrasi langsung dalam satu sistem untuk setiap tembusan tanpa harus dikirim satu per satu. Selain itu tanpa harus mempertimbangkan jam kerja, proses disposisi surat juga bisa lebih mudah dan cepat.

4. Sulit dalam memonitoring

Setiap surat yang dalam proses disposisi sering kali terkendala dalam monitoring. Surat dikirim manual tentu saka menyulitkan dalam monitoring langsung. Nah, jika menggunakan aplikasi surat dalam proses disposisi tentu saja proses pemantauan akan lebih efektif karena bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja. Sehingga setiap bagian bisa memantau posisi surat yag sedang dikirimnya.

Baca Juga : Jual Sistem Penerimaan Siswa Baru dari Smart School

5. Boros dalam anggaran

Surat menyurat yang dilakukan secara manual tentu saja akan membutuhkan banyak kertas dan tinta, sehingga itu membutuhkan anggaran lebih banyak dalam menyediakan barang tersebut. Apabila menggunakan surat digital tentu saja hal tersebut bisa dihemat dan meminimalisir penggunaan kertas.

Dari masalah di atas bisa kita simpulkan bahwa sudah saatnya instansi pemerintahan meninggalkan cara konvensional dalam proses persuratan mereka demi mendukung terwujudnya Smart City dan pelayanan publik menjadi baik.

Salah satu penyedia aplikasi Surat digital yang bisa dimanfaatkan oleh Instansi pemerintahan adalah Garuda Cyber Indonesia. Garuda Cyber siap menjadi mitra dan membantu pemerintah kota dalam mengembangkan aplikasi Papper Office dan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan setiap instansi. Tim IT yang dimiliki oleh Garuda Cyber tentu saja mereka yang sudah berpengalaman dan profesional sehingga tidak perlu diragukan lagi kemampuannya.

Bagi anda yang berminat untuk menggunakan Produk dari Garuda Cyber bisa mengunjungi langsung ke Garuda Cyber Indonesia Jl. Soebrantas Panam no. 188, Sidomulyo Baru, Tampan, Kota Pekanbaru, Riau 28293

Buka setiap senin - jumat pukul 08.00 – 17.00 WIB

Untuk pemesanan hubungi :

Email : garudacyberindo@gmail.com

WhatsApp Only : 0811-7674-727

Ceo : 085263574074 (Bantuan, S.T) atau 085210832769 (Edi Purwanto,S.Kom)

Telepon : (0761)6704399 atau kunjungi website-nya diwww.garudacyber.co.id

Semoga bermanfaat, terimakasih!!

#GarudaCyber23Desember