Jual Sistem Arsip Kampus di Medan

Sebuah kampus tentu saja tidak bisa terlepas dari yang namanya surat menyurat dan administrasi. Bisa dikatakan kebutuhan akan surat menyurat ini begitu banyak pada perguruan tinggi serta juga banyak jenisnya.

Setiap data administrasi tersebut tentu saja direkam berdasarkan nomornya, tanggal serta hal lainnya yang memiliki kaitan dalam pencatatannya. Surat menyurat tersebut tentu saja akan di arsipkan ke dalam map dan dilabeli lalu diletakan di lemari arsip sesuai label.

Bagi perguruan tinggi di Medan tentu saja pekerjaan administrasi berkaitan dengan arsip ini juga menjadi permasalahan tersendiri. Begitu banyak yang akan direkam dan di arsipkan terlebih jika jumlah mahasiswa juga banyak.

Kegiatan penyimpanan arsip mempunyai prosedur agar teratur dan rapi. Prosedur penyimpanan surat masuk dan surat keluar, meliputi pemeriksaan, mengindeks, menyortir, dan meletakkan (Alamsyah, 2003).

Kata arsip berasal dari bahasa Belanda yaitu archief berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta (Atmosudirjo: 1982). The Georgia Acheves (2004) menyebutkan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), mikrofilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.

Berdasarkan kebutuhan setiap instansi baik itu perusahaan dan perguruan tinggi tentu saja memiliki sistem administrasi berbeda-beda. Setiap akhir tahunnya pembukuan terkait surat ini akan di akhiri dan setiap awal tahun adalah memulai pembukuan baru.

Kita beralih sejenak terkait surat atau kearsipan masa kerja, kita bayangkan jika masa kerja seorang pegawai rata-rata selama 30 tahun, tentu saja butuh banyak data dalam satu pembukuan yang direkam serta kita akan memikirkan cara bagaimana data tersebut bisa awet dan tersusun rapi serta baik.

Jika data yang akan direkam semakin banyak tentu saja pekerjaan bagian administrator juga banyak bisa-bisa sebuah kampus di Medan juga membutuhkan administrator yang banyak untuk menghandle itu semua. Kenapa harus begitu? Tujuannya agar regulasi diatur agar terhindari dari kesalahan atau meminimalisir tingkat kesalahan seperti salahnya dalam pemberian nomor surat atau ada data yang hilang serta kendala lainnya.

Tidak hanya membutuhkan jumlah tenaga kerja yang banyak, tapi terkait dengan ruang penyimpanan tentu saja mengikuti kebutuhan alias semakin banyak juga. Dan ruangan yang disediakan juga haruslah luas dan banyak pula untuk bisa terasipkan dengan baik.

Jika kita bandingkan dengan zaman saat ini sebenarnya cara itu sudah sangat ketinggalan zaman dan sudah tidak seharusnya perguruan tinggi masih menggunakan cara manual dalam urusan arsipnya. Kita tahu bahwa teknologi kini sudah mampu membantu seluruh aspek kehidupan. Kita bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan mudah serta juga bisa menghemat sumber daya manusia. Sebagai solusi dalam permasalahan arsip di kampus ini adalah hadirnya sistem arsip kampus di Medan. Ini akan membantu administrator dalam pengarsipan tersebut.

Sistem ini sudah terintegrasi dengan Papper Office atau surat menyurat bahkan dengan seluruh sistem yang ada di Smart Campus. Aplikasi ini akan memudahkan dalam pengolahan disposisi surat dimana di dalamnya terdapat beberapa fitur yang menunjang dalam pengolahan surat tersebut serta juga ada fitur pengarsipan secara digital.

Aplikasi yang terintegrasi ini juga mampu menyimpan dan memunculkan kembali pada saat dibutuhkan dalam bentuk softfile menggunakan sistem pemrograman yang dilengkapi dengan database sesuai dengan kebutuhan administrasi perkantoran, sehingga selain efektif ruang juga efektif dalam pengelolaan data.

Kemudahan tersebut bisa kampus di Medan dapatkan dari Garuda Cyber Indonesia. Dimana Garuda Cyber Indonesia ini perusahaan IT sekaligus konsultan IT yang cocok menjadi Partner kampus-kampus. Sudah banyak kampus yang bermitra dengan Garuda Cyber Indonesia ini, sudah saatnya juga kampus anda beralih menuju era teknologi agar memiliki citra kampus yang baik pula yaitu menuju Era Internet Of Thing.

#GarudaCyber23Oktober