Masalah Ini Kerap Jadi Kendala Account Receivable dalam Penagihan

Rumitnya proses penagihan seringkali dihadapi perusahaan. Urusan penagihan yang cukup rumit ini tak jarang harus dihadapi bagian account receivable, atau divisi yang bertanggung jawab mengelola dan mengatur keuangan perusahaan, termasuk urusan piutang yang harus ditagih.

Jika penagihan terus mengalami kendala, dikhawatirkan akan berdampak buruk bagi keuangan perusahaan, salah satunya akan mengganggu arus kas. Selain itu, besar kemungkinan, masalah penagihan ini juga akan mengakibatkan operasional perusahaan turut terganggu.

Sayangnya, bukan hanya itu kendala yang dihadapi seorang account receivable yang tentu akan berdampak buruk pada perusahaan. Berikut penjelasan Garuda Cyber terkait sederet kendala yang kerap dialami account receivable:

1. Pembuatan Invoice dalam jumlah banyak

Invoice atau yang juga sering disebut faktur merupakan dokumen perusahaan yang digunakan sebagai bukti pembelian. Invoice memuat jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli. Pembuatan invoice memang terlihat sederhana, namun jika jumlah invoice yang harus dibuat dalam jumlah yang banyak tentu akan sangat menyulitkan account receivable. Pembuatan invoice dalam jumlah banyak biasanya sering terjadi pada perusahaan besar.

Kesulitan dalam membuat invoice dalam jumlah banyak seringkali dialami account receivable. Meski terlihat sederhana, namun nyatanya pembuatan invoice membutuhkan tenaga dan pikiran, belum lagi waktu yang dibutuhkan cukup menyita pekerjaan lainnya.

2. Melacak tagihan

Tak jarang account receivable akan mengeluarkan invoice dalam jumlah banyak untuk setiap bulannya. Namun, ternyata hal ini justru malah menimbulkan masalah baru. Account receivable kerap kesulitan dalam melacak tagihan yang sudah dikeluarkan. Belum lagi, account receivable juga harus memisahkan invoice yang sudah dibayarkan dan invoice yang belum dibayar dan harus ditagih.

Kendala ini juga sangat sering dihadapi account receivable. Belum lagi jika perusahaan masih menerapkan cara konvensional atau semi digital dalam pengelolaan tagihan. Hal ini tentu akan semakin rumit bagi account receivable.

3. Sulit temukan kurir yang bisa diandalkan

Dalam proses pengiriman, terkadang mengalami penundaaan. Penundaan ini disebabkan sulitnya menemukan kurir yang bisa diandalkan. Padahal invoice yang sudah dibuat harus segera diserahkan ke pihak yang bersangkutan. Keterlambatan dalam pengiriman invoice jelas akan berdampak pada perusahaan. Saat ini jasa penyedia kurir memang banyak, account receivable membutuhkan kurir yang bisa diandalkan. Kendala inilah yang juga sering dialami account receivable.

4. Tagihan tidak dibayar tepat waktu

Kendala yang juga sering dihadapi account receivable adalah pembayaran tagihan yang tidak tepat waktu.  Klien terkadang menunda pembayaran dengan beberapa alasan. Mungkin beberapa alasan bisa dimaklumi, namun akan sangat mengkhawatirkan jika keterlambatan pembayaran tagihan terjadi karena klien lupa atau lalai dengan tanggung jawabnya.

Agar keterlambatan pembayaran tagihan terus terjadi, dibutuhkan mekanisme. Diantaranya, mengingatkan klien terkait tagihan yang harus segera dibayarkan. Namun, kegiatan ini tentu akan sangat menyita waktu account receivable, apalagi jika klien dalam jumlah banyak.

Sebab itu, dibutuhkan software yang tepat untuk membantu account receivable memberikan notifikasi atau pemberitahuan waktu pembayaran tagihan kepada klien. Sehingga masalah keterlambatan pembayaran tagihan bisa dihindari.

5. Tagihan bermasalah

Terkadang beberapa mitra bisnis meminta perpanjangan tenggat waktu atau terkesan mempersulit proses penagihan. Hal ini tentu membuat penagihan tidak lancar dan menjadi kendala yang harus diatasi account receivable. Jika tidak diselesaikan, kendala ini akan mengganggu jalannya perusahaan. Sebab, modal dan keuntungan tidak bisa diputar kembali sehingga menyebabkan roda bisnis terhambat.

6. Pengelolaan data yang rumit

Saat harus mengelola data penagihan, seringkali account receivable mengalami kendala, terlebih lagi ketika data-data tersebut tidak tersusun rapi. Data-data yang tidak tersusun dengan rapi akan menyulitkan account receivable dalam mengelola data-data penagihan.

7. Sulit mengamankan data tagihan

Data terkait tagihan merupakan hal yang sangat sensitif, sehingga harus diamankan dengan baik agar tidak hilang dan terhindar dari pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas. Namun, lain hal jika data yang dikelola dalam bentuk fisik atau dicetak. Bisa cukup mahal dalam mengamankan data tersebut. Tapi, akan sangat berbeda pada pengamanan terhadap data yang sudah berbentuk digital.

Kesulitan ini sering dihadapi account receivable. Terlebih jika data yang harus dikelola bertambah, tentu akan semakin rumit. Sebaiknya, perusahaan menggunakan bantuan aplikasi untuk membantu account receivable mengelola data-data tagihan. Jadi, perusahaan akan terhindar dari risiko terganggunya operasional perusahaan.

Dengan adanya aplikasi, data-data tagihan yang sangat penting bagi perusahaan dapat dikelola dan diamankan. Data tagihan akan tersimpan dan terorganisir dengan baik. Selain itu, aplikasi pengelolaan tagihan dapat memberi notifikasi atau pemberitahuan tagihan melalui SMS atau email.

Penulis : V0l1-Yl