Alasan Kampus Harus Menggunakan Sistem Terintegrasi

Pada suatu institusi pendidikan seperti perguruan tinggi, tentu saja pelayanan merupakan hal yang cukup penting untuk diperhatikan. Ada banyak sekali jenis pelayanan yang harus dilaksanakan karena mengingat administrasi dan aktivitas yang cukup kompleks pada perguruan tinggi tersebut. Pelayanan tersebut bisa saja berkaitan dengan pihak internal seperti kebutuhan mahasiswa dalam memenuhi administrasi perkuliahan, ataupun layanan untuk pihak eksternal.

Berbicara mengenai layanan, kampus memanglah harus optimal dan maksimal di dalam hal ini sehingga ia harus terus berupaya mencari solusi tepat untuk bisa meningkatkan kualitas mutu dan layanannya. Kompleksnya aktivitas dan permasalahan lainnya terkadang membuat kampus kesulitan dalam beberapa hal, baik itu administrasi maupun manajemen lainnya.

Tentu saja kendala-kendala yang dihadapi oleh kampus tersebut disebabkan karena sistem manual yang mereka gunakan. Perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut setiap instansi pekerjaan terutama yang bergerak dalam bidang pelayanan untuk mampu serba cepat. Dimana hampir semua masyarakat saat ini terbiasa dengan kemudahan dalam memperoleh informasi dan hal lainnya. Hal ini juga menjadi cerminan untuk dunia pekerjaan.

Jika dahulu kala kita sering mendengar kata biar lambat asa selamat, namun hal itu tidak berlaku lagi di era digital saat ini. Setiap pekerjaan dituntut cepat, tepat, dan selamat sehingga industri atau institusi harus benar-benar mampu menemukan peluang tepat dalam meningkatkan kualitas mutu dan pelayanannya. Apalagi sebuah perguruan tinggi, sederhana saja pelayanan terkait akademik tentu itu tidaklah sedikit, banyak sekali interaksi dan transaksi di dalamnya.

Baca Juga : Jual Aplikasi Keuangan dan Anggaran Sekolah (Smart School)

Dimana pada bagian akademik ini berkaitan untuk manajemen secara keseluruhan, mulai dari nilai siswa, mata kuliah, program kuliah, administrasi surat menyurat dan banyak hal lainnya yang dituntut harus bisa disajikan secara tepat. Maka dari itu sudah selayaknya kampus memanfaatkan teknologi terintegrasi dalam mendukung manajemen dan operasional perguruan tinggi agar meningkatkan kualitas layanannya.

Meskipun ada beberapa kampus yang sudah menerapkan teknologi, pada umumnya mereka menggunakan sistem yang berdiri sendiri. Sistem manual ataupun yang masih berdiri sendiri itu bisa dikatakan sangat tidak efektif di era digitalisasi saat ini. Dimana tren digital dengan sistem terintegrasi merupakan solusi tepat dalam permasalahan manajemen yang ada di kampus.

Maka sudah selayaknya dalam mendukung manajemen untuk mencapai pelayanan maksimal, sistem terintegrasi diterapkan pada sebuah perguruan tinggi. Dimana sistem informasi terintegrasi kampus ini akan menjadi teknologi yang tepat dalam mendukung operasi, administrasi dan manajemen data. Tentunya dengan adanya sistem terintegrasi maka pengolahan data dan pelayanan akademik kampus jauh lebih efektif dan efisien.

Dimana sistem terintegrasi ini terdiri dari banyak sistem yang mendukung semua manajemen dan operasional kampus namun saling terintegrasi dalam satu database yang sama. Selain lebih efektif dan efisien, sistem terintegrasi tentu juga memproses lebih cepat dan menghemat biaya.

Banyak faktor atau alasan yang dapat menjadi pertimbangan sebuah perguruan tinggi kenapa harus menggunakan sistem terintegrasi. Berikut beberapa hal yang sering terjadi jika kampus tidak menggunakan sistem terintegrasi :

1. Pengulangan Data (Duplikasi Data)

Ketika kampus masih menggunakan sistem yang berdiri sendiri maka tentu tidak menutup kemungkinan akan adanya data ganda atau duplikasi data. Pihak operator harus menginputkan data yang sama ke dalam beberapa sistem yang berbeda, dan kondisi inilah yang dimaksud dengan pengulangan data. Ketika menginputkan data yang sama ke beberapa sistem yang berbeda tentu saja ini akan menyebabkan kerugian seperti data yang diinputkan tidak konsisten atau bisa saja di sistem A dengan sistem B seharusnya data yang sama namun ada beberapa inputan yang berbeda.

Baca Juga : Metode Fuzzy Mamdani

Selain tidak konsistennya data, kerugian lainnya yaitu pemborosan ruang penyimpanan dimana harus membutuhkan banyak memori untuk satu data yang sama. Beda halnya jika kampus menggunakan sistem terintegrasi, karena semuanya tersimpan dan mengacu pada database yang sama.

2. Kesulitan dalam sharing data antar aplikasi

Masih berkaitan dengan poin pertama yaitu pengulangan inputan data yang sama. Sebab sistem yang berdiri sendiri mengharuskan user menginputkan data yang sama pada database berbeda. Hal inilah yang menjadi penyebab kesulitan dalam sharing data antar aplikasi, sebab tidak menutup kemungkinan aplikasi yang satu dengan lainnya membutuhkan data yang sama.

Ketika kampus menggunakan sistem terintegrasi tentu penginputan data untuk semua sistem yang membutuhkan cukup sekali saja. Sehingganya dengan sistem terintegrasi akan memudahkan dalam sharing data, dimana sistem lainnya cukup melakukan pemanggilan terkait data yang dibutuhkan. Sebab data-data tersebut tersimpan di dalam database yang sama.

3. Rumitnya alur administrasi

Ketika kampus tidak menggunakan sistem terintegrasi maka alur administrasipun akan sangat sulit. Sebab data yang menjadi rujukan tidak tersimpan di satu database alias di database berbeda-beda sehingga tidak sama. Hal ini menjadi penyebab pengolahan dan perputaran informasi tersebut akan menjadi lambat.

4. Menyulitkan dalam maintenance data

Tidak hanya rumitnya alur administrasi yang ada, ketika sistem kampus tidak saling terintegrasi juga menyulitkan administrator. dalam memaintenance data. Padahal kegiatan maintenance ini merupakan aktivitas yang dilakukan secara berkala, baik itu untuk menyesuaikan dengan kebutuhan kampus atau untuk memperbaiki data. Tidak hanya menyulitkan dalam maintenance saja, sistem yang berdiri sendiri juag menyulitkan dalam    pengembangan. Sementara seiring dengan perkembangan teknologi yang ada kebutuhan kampus tentu saja harus mengalami perubahan perkembangan.

Nah, itulah beberapa permasalahan yang akan terjadi pada kampus apabila tidak menerapkan aplikasi terintegrasi dalam mendukung aktivitas manajemen kampusnya. Tentu saja hal-hal tersebut cukup merugikan kampus, sehingga bisa menjadi alasan yang kuat kenapa kampus harus segera beralih ke sistem terintegrasi dengan Smart Campus dari Garuda Cyber.

Smart Campus merupakan salah satu produk unggulan Garuda Cyber yang menyediakan puluhan aplikasi untuk manajamene kampus yang tentunya semuanya sudah saling terintegrasi. Sesuai namanya, dengan menggunakan Smart Campus maka akan mendukung kampus menjadi lebih cerdas dengan memanfaatkan teknologi digital dalam pengelolaannya. Sistem terintegrasi akan meningkatkan kualitas mutu dan layanan kampus, selain itu kampus juga akan terkesan lebih profesional.

#GarudaCyber23April