Etika Penting Anda Lakukan Ketika Meeting Online

Semenjak adanya pandemi Covid-19 yang melanda hampir seluruh dunia, beragam aktivitas offline perlahan di alihkan dengan cara online. Interaksi langsung semaksimal mungkin dihindari untuk memutus mata rantai penyebaran covid-19 tersebut. Beragam aktivitas banyak dilakukan secara online meskipun kini kondisi sudah berada di “new normal”, tetap saja semaksimal mungkin jaga jarak dan menghindari kerumunan harus dilakukan agar kondisi benar-benar bisa pulih atau normal sepenuhnya.

Meskipun adanya batasan dalam tatap muka, yang namanya sebuah komunikasi dalam bisnis tentu tetap harus berjalan agar bisa bertahan meskipun di kala pandemi. Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang ada saat ini tidak menjadi penghalang bagi pelaku bisnis untuk memastikan komunikasi mereka tetap berlangsung, termasuk dalam urusan meeting.

Meskipun meeting ini bersifat online alias tidak tatap muka langsung, namun dalam skema atau prosesnya tentu saja Anda harus tetap menghadirinya seperti layaknya meeting offline. Dimana ada aturan atau etika ketika meeting online dengan baik. Etika ini penting sekali diperhatikan, sebab Anda bisa bayangkan ketika giliran Anda yang menyampaikan materi namun di tengah-tengah meeting file materi tersebut tidak bisa dibuka.

Kita tidak pernah tahu tantangan seperti apa yang akan dihadapi, sebab ada saja halangan yang bisa menjadi faktor terganggunya proses meeting ini. Baik itu berupa tempat yang tidak kondusif atau kendala lainnya. Maka dari itu penting sekali menerapkan etika-etika ini untuk meminimalisir gangguan-gangguan tersebut. Selain meminimalisir gangguan, ketika Anda menerapkan etika meeting online juga bisa memperlihatkan kesan profesional Anda ketika berhadapan dengan klien.

Baca Juga : Kelebihan dan Kekurangan Metode Analytic Hierarchy Process

Maka dari itu, berikut beberapa etika yang penting Anda lakukan ketika meeting online :

1. Jangan pernah terlambat

Baik meeting online maupun offline tentu saja keterlambatan adalah awal yang cukup buruk, sebab kedisiplinan adalah hal yang mesti diprioritaskan dalam setiap kondisi. Layaknya Anda yang tidak ingin menunggu lama, maka hal itu juga harus Anda terapkan kepada clien Anda, dimana sebagai pemateri usahakan untuk ontime sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Dengan Anda ontime alias tepat waktu tentu ini akan menjadi nilai plus untuk Anda ketika berhadapan dengan client. Maka dari itu, sebelum jadwal yang disepakati persiapkanlah segala halnya terlebih dahulu agar proses meeting ini nantinya berjalan dengan lancar. Hadir lebih awal sebelum waktu bisa memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan mental ketika hendak presentasi. Beda halnya jika terlambat, Anda bisa saja terganggu ketika menyampaikan materi dan juga terkesan kurang profesional.

2. Biasakan memperkenalkan diri dan menyapa

Hadir dengan tepat waktu tentu belum cukup, Anda juga harus memastikan untuk menyapa terlebih dahulu dan dilanjutkan dengan memperkenalkan Anda kepada Audiens yang hadir saat meeting tersebut. Tanpa adanya perkenalan terlebih dahulu tentu saja meeting akan terasa kurang menarik dan interaktif. Sebab sebagai peserta mereka akan merasa canggung disebabkan mereka tidak mengenal Anda. Maka sebelum memulai perkenalkanlah diri Anda, jabatan dan instansi Anda agar lancarnya komunikasi.

3. Aktifkan mode video

Sebagaimana kita ketahui meskipun meeting ini bersifat online namun pada dasarnya konsepnya sama hanya saja menggunakan media yang berbeda. Agar memudahkan dan menghindari miss komunikasi penting sekali ketika meeting terutama Anda sebagai pemateri untuk mengaktifkan mode video agar apa yang Anda sampaikan bisa dipahami oleh peserta yang hadir. Ketika mengaktifkan mode video ini maka kesan meyakinkan akan bisa tumbuh dengan sendirinya ketika melihat Anda menyampaikan materi secara langsung. Selain itu, kefokusan dan keseriusan Anda dalam mengikuti meetingpun akan dinilai oleh para pendengar yang hadir.

4. Ketika tidak berbicara matikan mikrofon

Adanya gangguan suara selain dari orang yang berbicara akan membuat mood peserta meeting terganggu. Nah, ketika Anda tidak dalam kondisi berbicara maka pastikan mikrofon dalam keadaan non aktif guna menghindari adanya suara yang tidak diinginkan nantinya. Namun, ketika Anda diminta untuk memberikan tanggapan tetap harus sigap menghidupkan kembali mikrofonnya.

5. Menggunakan fitur chat untuk meninggalkan percakapan sejenak

Ketika ada orang yang tengah berbicara atau menyampaikan materi jangan biasakan menyela di tengah-tengah percakapan tersebut. Ketika Anda hendak pergi sejenak meninggalkan meeting baik itu ingin ke toilet atau hendak mengambil sesuatu Anda bisa menggunakan fitur chat untuk meminta izin. Sehingganya ketika seseorang mencari Anda mereka bisa melihat pesan yang Anda tinggalkan di kolom chat.

Baca Juga : Jual Sistem Manajemen Mahasiswa Kampus

6. Pamit terlebih dahulu jika ingin meninggalkan meeting lebih awal

Memang ada kalanya kita memiliki urusan lain yang juga mendesak ketika proses meeting tengah berlangsung. Maka ketika Anda ingin meninggalkan meeting lebih awal sudah sebaiknya Anda berpamitan kepada peserta lainnya. Hal ini bisa Anda lakukan ketika peserta yang berbicara telah selesai dan Anda meminta izin untuk pamit lebih awal kepada audiens lainnya. Jika dirasa terlalu tidak memungkinkan untuk berbicara langsung, Anda juga bisa menggunakan fitur chat dan meninggalkan pesan disana.

7. Hindari semaksimal mungkin melakukan aktivitas lain

Agar menumbuhkan kesan profesional dan keseriusan Anda dengan meeting yang berlangsung maka tinggalkan aktivitas lainnya, termasuk memagang gadget. Ketika Anda tidak fokus alias sibuk dengan kegiatan lain, tentu audiens atau client Anda merasa tidak nyaman dengan kondisi tersebut. Fokus dan keseriusan Anda dalam menjalankan meeting ini akan menentukan hasil jalannya meeting tersebut.

8. Berterima kasih di akhir sesi

Ketika sesi meeting berakhir maka sangat penting sekali di akhir sesi tersebut Anda mengucapkan terima kasih atas waktu yang telah mereka luangkan. Selain itu jangan lupa memberikan apresiasi kepada mereka sehingga dengan begitu hubungan Anda dengan client bisa berjalan baik.

Nah, itulah beberapa etika penting harus Anda lakukan ketika melaksanakan meeting online. Baik itu meeting bersama karyawan atau meeting bersama client penting Anda. Meninggalkan kesan yang baik dengan etiket baik pula tentu akan menjadi nilai positif bagi audiens atau client Anda.

#GarudaCyber23April