Aplikasi Sistem Dokumentasi Kepegawaian

Aplikasi Sistem Dokumentasi Kepegawaian

  2019-03-06 16:55:36     Ulti Desi Arni     Dibaca 13 kali

Hadirnya teknologi informasi telah menjadi kebutuhan untuk mendapatkan informasi hingga mengolah informasi. Dalam dunia kerja, teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam mengolah dan memproses data, memperoleh, menyimpan, menyusun hingga memanipulasi data dari berbagai sumber hingga menghasilkan informasi berkualitas, relevan serta akurat sesuai kebutuhan.

Dalam sebuah instansi baik itu pemerintahan atau swasta, informasi menjadi kekuatan untuk merekatkan setiap unsur-unsur pada instansi tersebut. Sehingga, informasi dan data sangat dibutuhkan dalam pekerjaan, terutama dalam setiap pengambilan keputusan.

Informasi dan data biasanya diperoleh dari arsip, yakni bukti atau rekaman kegiatan yang dikumpulkan dan disimpan serta diklasifikasikan sesuai kebutuhan baik secara manual maupun komputerisasi. Proses pengolahan hingga penyimpanan data dan informasi tersebut merupakan kegiatan dokumentasi.

Sebab itu, dibutuhkan dokumentasi yang baik dan rapi, serta akurat agar karena akan mempengaruhi setiap keputusan. Terlebih lagi, data yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan selalu dalam jumlah yang tidak sedikit.

Namun, perkembangan teknologi informasi telah mengubah kegiatan dokumentasi sehingga memudahkan dalam mengolah hingga menyimpan data. Dengan begitu, setiap data dan informasi termasuk terkait kepegawaian dapat diolah dan simpan dengan rapi. Untuk itu, pengoptimalan serta pemanfaatan teknologi sudah seharusnya menjadi hal penting agar setiap pekerjaan berjalan dengan lancar.

Dalam instansi dengan pegawai yang banyak tentu akan sangat sulit jika harus melakukan dokumentasi secara manual, namun kini teknologi telah memberikan kemudahan dalam sistem dokumentasi kepegawaian melalui aplikasi.

Aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian memudahkan dalam mengolah dokumen baik dalam bentuk hardcopy seperti kertas dan softcopy dengan format doc, xls, hingga jpg. Dengan aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian, dokumen atau file dapat diakses hingga didistribusikan dengan tepat dan cepat.

Aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian tak hanya mengolah, menyimpan dan mendistribusikan secara efisien, namun dalam proses pencariannya, aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian mengklasifikasikan dokumen sesuai jenis sehingga dapat digunakan dengan mudah.

Adapun manfaat dari penerapan aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian antara lain:

  1. Memudahkan dan menciptakan pengolahan dokumen lebih baik
  2. Penyimpanan salinan dokumen yang baik dan rapi
  3. Setiap informasi, termasuk pegawai terjaga dengan aman, sehingga terhindari dari kehilangan akibat banjir atau kebakaran.
  4. Proses pencarian dokumen lebih cepat

Aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian membantu mengatasi dan meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan yang kerap terjadi saat proses dokumentasi atau pengarsipan dokumen-dokumen penting. Sebab, dokumen diolah dan disimpan dalam bentuk digital yang tidak membutuhkan ruang khusus. Pengguna aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian dapat dengan mudah menemukan data atau informasi dengan, tepat, cepat dan akurat untuk diolah.

Selain itu, aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian juga dapat meningkatkan produktivitas pegawai dari setiap instansi dalam pengolahan dokumen. Kemudian, dapat pula menghemat biaya karena tidak membutuhkan ruang penyimpanan dokumen yag besar.

Tidak heran jika aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian telah banyak diterapkan di berbagai instansi, baik itu pemerintahan maupun swasta karena, dapat meminimalisir risiko rusak dan hilangnya dokumen yang seringkali menjadi masalah. 

Dokumen yang tersimpan pada aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian juga terjamin keamanannya, dengan adanya sistem proteksi berupa password atau kunci sehingga dapat terhindar dari pencurian data yang sering disalahgunakan hingga berdampak buruk pada perkembangan instansi tersebut.

Kemudahan-kemudahan yang diberikan aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian terbukti telah membantu meringankan pekerjaan dan meningkatkan produktivitas pegawai, karena dapat menghemat waktu.

Untuk sebuah instansi pemerintah atau swasta data dan informasi menjadi unsur yang rahasia dan harus dijaga. Sehingga dibutuhkan sistem keamanan dan proteksi yang menjamin data dan informasi yang disimpan terjaga hingga dapat diolah, digunakan dan didistribusikan sesuai kebutuhan perusahaan.

Nah, aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian menjadi solusi yang tepat untuk instansi, lembaga hingga perusahaan. Sebab, aplikasi sistem dokumentasi kepegawaian memiliki sistem penyimpanan yang terklasifikasi, pengolahan data yang cepat, tepat dan akurat, serta keamanan dengan proteksi yang melindungi setiap data dan informasi rahasia. Jika masih menggunakan cara manual yang menghabiskan waktu dan biaya, tak ada salahnya untuk beralih dan menerapkan aplikasi sistem dokumen kepegawaian ini.

 

Penulis : V0l1-Yl


Sukai/Like Fan Page Facebook Garuda Cyber Indonesia
Subscribe Channel Youtube Garuda Cyber Indonesia
Follow Instagram Garuda Cyber Indonesia
Chat Wa

Signup for Newsletter

Langganan Newsletter dari Garuda Cyber untuk mendapatkan informasi terupdate dari Garuda Cyber Indonesia